Включите микрофон! Как провести онлайн-встречу, чтобы не потратить время зря

Комментарий с трапа самолета

Несмотря на то что многие компании и организации уже вернулись к прежнему режиму работы, общение сотрудников и руководителей в онлайне остается востребованным форматом.

Это подтверждают аналитики «МегаФона», которые фиксируют значительный рост интереса бизнеса и госпредприятий Красноярского края к цифровым сервисам для организации удаленных встреч и мероприятий. Спрос на инструменты, позволяющие организациям сокращать издержки на командировки и организацию встреч, достаточно высок.

В пандемию даже в те сферы, работа в которых традиционно строилась на личном общении, прочно вошли новые способы и инструменты коммуникаций.

Татьяна Андреева, директор сети образовательных центров «Умка»:

— Уже год мы в коллективе пользуемся цифровыми сервисами для встреч, планерок и вебинаров. Сейчас стало понятно, что такой формат очень удобен для компании: у нас филиальная сеть, и общение онлайн помогает экономить время, позволяет вести сетевую работу с Москвой и нашими партнерами во всем мире. Также есть возможность делать запись встреч и при необходимости просматривать их. А еще благодаря онлайн-общению мы держим связь с коллегами по всему миру. «Умка» входит в сообщество руководителей частного образования «Большой Поток». У нас есть возможность быстро обмениваться информацией и опытом, находить креативные решения. Конечно, живые встречи, совещания глаза в глаза очень важны. Но я рада, что у нас появился новый инструмент, и мы им эффективно пользуемся.

Как показывает опыт главного редактора «Делового квартала» Юлии Чанчиковой, видеконференция стала неотъемлемым инструментом как в организации творческих проектов, так и в выстраивании бизнес-процессов компании: от привычных планерок до организации масштабных мероприятий.

— Среди существенных плюсов — расширение экспертного пула издания: видеоконференция позволяет спокойно собирать 10–15 человек. Причем спикеры присоединялись к нам из машины, аэропорта в ожидании вылета.

Профайлер Юлия Норман участвовала в онлайн-проекте «Кросс-консалтинг для бизнеса» из Сан-Паулу. Разница во времени огромная. У нас был вечер, а Юлия только позавтракала и пила утренний кофе.

Проведение мероприятий онлайн позволяет экономить на аренде конференц-зала, что в пандемию стало ощутимым плюсом — эту строку расходов мы вычеркнули. Возможность записи мероприятия позволила получить дополнительный видеоконтент. Потребовался, конечно, монтаж, но в итоге мы расширили медийное присутствие, открыв канал на YouTube, размещаем видео на сайте и в соцсетях, — рассказывает Юлия Чанчикова.

В период пандемийных ограничений продюсер бизнес-событий Анна Аульченко без труда заменила реальное общение на виртуальное, поскольку необходимый опыт уже был.

— Работа продюсера, организатора предполагает постоянное обсуждение различных вопросов, беседы, переговоры, и онлайн-формат помогает экономить время, которое тратилось бы на дорогу. Используя цифровые инструменты, мы сокращаем время на поездки и командировки. Один из моих недавних проектов — работа с московским акселератором. Вся команда находилась в столице, и поездки заняли бы много времени, плюс дополнительные траты. Видеосвязь позволила оперативно решать все вопросы. Сегодня мы одновременно участвуем в трех мероприятиях: фестиваль Gastreet, Неделя российского ритейла, конференция Startup Village. Я занимаюсь продюсированием и организацией, и, конечно, онлайн-формат при таком объеме работы очень удобен.

Достаточно обычного смартфона

— Запись первого кросс-консалтинга сейчас пересматриваю со смехом. Картинка, прямо скажем, оставляет желать лучшего. К одному участнику на колени заскочил кот и стал громко мяукать, к другому пришла дочка и потребовала: «Папа, хватит работать!» Были сложности и со связью, и с техническими моментами в ZOOM у спикеров. Второй кросс-консалтинг мы уже проводили иначе. Разработали техрайдер. Подробно, по шагам объяснили, как пользоваться сервисом для онлайн-конференций, каким должен быть фон, свет и многое другое. Сейчас это прописные истины, но год назад Анна Прохорова, которая также была одним из спикеров, нас похвалила: «Молодцы, написали самую подробную «помогайку» в мире!» — рассказывает Юлия Чанчикова.

Как подчеркивает Она Кичеева, руководитель по развитию корпоративного бизнеса «МегаФона» в Красноярском крае, одно из самых главных требований при выборе технических решений для видеосвязи — простота в использовании.

— Это особенно актуально для коллективов, где специалисты работают удаленно, и компаний, имеющих разветвленную сеть филиалов. У всех сотрудников должна быть возможность без каких-то особых знаний, без установки дополнительного оборудования или программного обеспечения подключиться с любых электронных устройств.

Большинство клиентов «МегаФона» выбирают сервис «Видеоконференции», позволяющий проводить совещания и презентации в HD-качестве с участием до ста человек. Около 20 % предприятий в этом году воспользовались платформой «Вебинары», рассчитанной на большую аудиторию, до тысячи человек, и предназначенной для организации презентаций, обучения, лекций и семинаров. Такая площадка удобна, например, для работы вузов. И тот, и другой сервис полностью облачные, а значит, технические требования к устройствам участников встречи минимальны. Подключиться можно как с домашнего ноутбука, так и с обычного смартфона, самое главное — возможность выхода в Интернет. Но при этом даже владельцам кнопочных телефонов будет доступна конференция, правда, только в аудиорежиме.

Говорю с черным квадратом

Но подключиться к сервису — лишь первый этап успешной работы в онлайне. Участникам видеовстреч и тем более ведущим необходимо учитывать множество деталей, которые становятся понятны только в процессе работы.

Для редактора «ДК» 2020 год прошел под знаком онлайн-обучения. Юлия училась сама и учила других:

— В августе стартовал мой курс текстового маркетинга «Текст по захвату мира». Раньше я вела обучающие курсы, в основном живьем, либо делала запись лекций заранее. И вот вышла сначала в получасовые эфиры, а затем отважилась на трехчасовой марафон. Сижу, смотрю в камеру и понимаю, что говорю в какую-то черную дыру. Открыла «иконки» слушателей — кто-то в телефон смотрит, другой вообще куда-то в сторону, все домашние, расслабленные. Как удержать внимание аудитории?

Автор курса разбила занятие на небольшие блоки. После каждого интерактивное задание, опрос в чате, вопросы в эфире. Вовлеченность стала такой, какой не было и во время офлайн-мероприятий.

— Научилась чередовать разные виды обратной связи, втягивать аудиторию экспресс-опросами по теме, приучила всех отключать вовремя микрофоны, а изображение, напротив, включать — очень тяжело общаться с черными квадратиками. Сегодня мне сложно представить бизнес-обучение без онлайна, — резюмирует Юлия Чанчикова.

— Современные сервисы для видеоконференций — это не просто картинка и звук, — рассказывает Она Кичеева. — Можно пользоваться чатом с модерацией, проводить голосование и опросы, обмениваться файлами, рисовать на онлайн-доске схемы и иллюстрации — в наши продукты встроено много дополнительных инструментов, которые помогают спикеру удерживать внимание аудитории.

Улыбайтесь — это слышно

Что еще необходимо учитывать, общаясь онлайн? Видеотренер Ольга Дубровская разработала курс, где помогает разобраться в тонкостях самопрезентации.

— Если вы начинаете проводить прямые эфиры, значит, ваши отношения с аудиторией выходят на новый уровень. И ваши отношения с самим собой тоже. Только видео дает необходимую дистанцию, чтобы увидеть себя со стороны. Зеркало и фотографии в этом не помощники. Собственно, поэтому многие боятся самих себя в кадре, — считает Ольга.

Первое правило, которому рекомендует следовать эксперт, — не сравнивайте. Первые эфиры могут быть не такими, как у любимых блогеров. Вы еще в начале пути, а они в середине. Второе правило — не торопитесь.

— Если вы никогда не работали с видеоформатом и считаете, что плохо выглядите в кадре, начните с ежедневных тренировок. Записывайте короткие видео на разные темы. Меняйте то, что вам не нравится: одежду, фон, ракурс, тему, выражение лица, — говорит Ольга Дубровская. — Обязательно подготовьтесь к эфиру. Определите тему, напишите текст целиком, а потом сокращайте его до тезисов. Отрепетируйте свою речь полностью несколько раз, но особенно тщательно — начало, чтобы проскочить первые минуты, потом уже будет легче. И хотя многие уже не смотрят эфиры, а просто их слушают, тем не менее классно выглядеть важно: так вы будете чувствовать себя увереннее.

И еще несколько важных рекомендаций эксперта. Источник света должен быть перед лицом. Не сбоку и не за спиной. Фон не слишком пестрый и без лишних деталей. Камера должна быть на уровне глаз или чуть выше. Улыбайтесь — это успокоит вас и расположит собеседников. Даже если вас не видят, улыбку в голосе слышно.

Много советов и полезных инструментов для тех, кто хочет использовать онлайн-совещания для решения своих бизнес-задач, «МегаФон» собрал на специальной платформе. Здесь же можно подключить тестовый период и попробовать все возможности для организации эффективных цифровых встреч бесплатно.