Марина Сергеева: Лекарство от повседневности в бизнесе

Даже самые перспективные начинания могут разбиться о рутину. Она буквально затягивает и поглощает, как болото, не оставляя ни времени, ни сил для развития бизнеса. Однако эта проблема решается довольно легко, стоит лишь взглянуть в сторону технологий, способных автоматизировать основные процессы.

Капкан для руководителя

«У многих менеджеров есть масса идей. Но все они тонут в офисной рутине». Эта фраза Фраунхофера Оливера Сома, сотрудника немецкого Института исследования систем и инноваций, как нельзя лучше описывает проблему, с которой сталкиваются многие руководители компаний. Причем не только крупных.

В небольших компаниях руководитель часто старается контролировать все процессы. В итоге он работает 12, а то и 14 часов в сутки, теряя здоровье и силы. О том, чтобы получать удовольствие от любимого дела, речи в такой ситуации вообще нет. Как, в общем, и о каком-либо развитии бизнеса, — рассказывает Марина Сергеева, основатель и директор маркетингового агентства KEYNEX.

Дело в том, что жизнь компании наполнена множеством мелких, казалось бы, задач, которые нужно решать ежедневно и в большом объеме. Особенно ярко это видно на примере продаж. Проверка почты, рассылка коммерческих предложений, назначение встреч с потенциальными клиентами, их обзвон и многое другое. И если руководитель пытается сам участвовать во всех этих процессах, то ни на что другое у него сил не останется.

Задача руководителя — развивать компанию и ее бизнес. Конечно, про оперативное управление тоже нельзя забывать, но не стоит погружаться в него целиком и полностью. Особенно в части повседневных процессов, коих великое множество. Тем более что большинство из них сегодня можно автоматизировать, освободив тем самым время и ресурсы на стратегию и развитие, — говорит ­Сергеева.

Право на выдох

Современные технологии действительно позволяют перевести на автоматические рельсы множество различных процессов. Причем, если крупному бизнесу приходится иметь дело со сложными решениями, внедрением которых занимаются целые отделы компаний (благо у них есть и кадры, и деньги для этого), то малому порой достаточно точечных воздействий, которые, несмотря на масштаб, способны дать весьма ощутимый эффект.

Например, одним из основных пожирателей времени в продажах является сбор заявок из разных источников. Сегодня компании получают их не только через телефонные звонки, но и через сайты, различные соцсети, мессенджеры. Плюс нужно дать клиенту обратную связь, что его заказ принят и находится в работе, рассылать сообщения об акциях и новых поступлениях, сегментировать клиентов и так далее.

Если руководитель решит участвовать в этих процессах (или хотя бы попробует контролировать их), они завалят его, как лавина. Лучше их автоматизировать. Тем паче это пойдет на пользу и отделу продаж, менеджеры которого получат больше времени на исполнение своих обязанностей, непосредственно приносящих деньги, — говорит Марина Сергеева.

Так произошло с одним из клиентов KEYNEX. У компании (клиента) было несколько филиалов по всей стране. Заказы собирались с сайта, телеграм-канала, через WhatsApp, звонки и сервис лояльности. Причем каждый филиал занимался этим отдельно. Основной проблемой была долгая обработка заявки, из-за чего обратную связь заказчик был вынужден ждать подолгу, что приводило к тому, что за время ожидания он мог найти иное решение и уйти к другому поставщику.

После нескольких таких случаев компания обратилась к нам. Мы проанализировали ее процессы и предложили решение. Сначала установили и настроили соответствующим образом CRM‑систему, в которую завели все входящие обращения с их сортировкой по филиалам, а также автоматизировали процесс согласования даты встречи с заказчиком и еще ряд рутинных процессов. В результате время обработки заказа (от его получения до назначения встречи) сократилось, а продажи стали расти, — вспоминает Сергеева.

Помощь со стороны

Еще одним решением проблемы рутинизации может стать аутсорсинг. Причем он особенно актуален как раз для малого и среднего бизнеса, которому порой не хватает ресурсов для полноценной комплектации соответствующих служб, и поэтому руководитель нередко берет на себя эти функции.

Особенно ярко это видно на примере маркетинга и рекламы. Простая арифметика: средняя зарплата маркетолога составляет 59 тыс. рублей в месяц, плюс, также ежемесячно, почти 31 тыс. рублей налоговой нагрузки на работодателя (чтобы сотрудник на руки получил оговоренную сумму), плюс затраты на организацию рабочего места. Уже получается весьма приличная сумма. А ведь таких специалистов может понадобиться несколько — в зависимости от размеров бизнеса.

Куда перспективнее и с кадровой, и с экономической точки зрения выглядит работа с маркетинговым агентством. Здесь предприниматель платит только за проект, что избавляет его от лишних трат на персонал и кадровых рисков (например, если человек покидает компанию в разгар важного проекта), — говорит Марина Сергеева.

Также стоит учитывать и то, что маркетинговые агентства имеют многолетний опыт работы с различными клиентами и проектами, что дает им более глубокое понимание рынка, его тенденций и механизмов работы с различными видами бизнеса. Так что они при необходимости могут оперативно корректировать выбранный курс в зависимости от актуальной ситуации. К тому же у них, как правило, есть большая база контактов высококвалифицированных дизайнеров, копирайтеров, контент-мейкеров и других медиаспециалистов, с которыми агентства работают годами, а значит, риск получить некачественно выполненную работу сводится фактически к нулю.

В целом, по опыту клиентов KEYNEX, отказ от «ручного» управления процессами в пользу автоматизации и привлечение специализированных компаний для решения маркетинговых задач способно в среднем на 58% повысить конверсию в продажах, а также радикально увеличить клиентскую базу за счет высвобождения времени и сил для их привлечения.

Рутина — очень опасный зверь. Мало того что она напрямую отвлекает руководителя от решения его непосредственных задач, так еще и приводит к выгоранию, которое напрочь убивает мотивацию и кардинально снижает работоспособность. Поэтому при первой возможности нужно максимально автоматизировать все возможные процессы, а те, которые можно, отдать на аусторсинг. Без этого сегодня ни о каком развитии не может быть и речи, — уверена Марина Сергеева.