Sold Out «Человек года» или секреты коммуникации престижной деловой премии с KEYNEX

Один из основных механизмов, который компания применяла в работе — это бизнес-рассылки. Они помогают выстраивать эффективные и персонализированные коммуникации с участниками премии. Мы поговорили с партнером премии «Человек года», собственником агентства KEYNEX Мариной Сергеевой о том, как удалось профессионально выстроить коммуникации и сделать ее бесперебойной и четкой.

Ивент-маркетинг как система и креатив

— Марина, что такое ивент-маркетинг, зачем он нужен и о чем именно мы говорим относительно премии?

— Вдохновлять, вовлекать и поддерживать интерес гостей до, во время и после события — задача не из легких. Для этого необходимы не только креативные идеи, но и надежные инструменты, которые позволяют все процессы сделать прозрачными и управляемыми.

На протяжении трех лет KEYNEX курирует всю коммуникацию на премии «Человек года», включая создание стратегии, разработку контента, автоматизацию рассылок и полное сопровождение взаимодействия с гостями. Мы не просто организуем процесс, мы делаем его персонализированным и максимально удобным для участников.

Бизнес-рассылки — главные

— Вы все время говорите, что ключевая роль в ивент-маркетинге за бизнес-рассылками и инструментами диалога. Расскажите подробнее.

— В современном ивент-маркетинге бизнес-рассылки стали одним из самых эффективных инструментов для поддержания связи с аудиторией. С помощью e-mail-рассылок и мессенджеров мы можем не только информировать гостей о предстоящем событии, но и вовлекать их в процесс с самого начала.

Что мы делаем с помощью бизнес-рассылок?

Во-первых, прогрев аудитории. Вдохновляющие дайджесты, уникальные предложения и интересные факты создают позитивное ожидание события. Уже за несколько недель до премии мы начинаем информировать гостей, предоставляя им полезную информацию и персонализированные напоминания.

Второе — персонализированные приглашения. Мы сегментируем аудиторию по интересам и профессиональным сферам, чтобы каждое сообщение было релевантным и вызывало отклик у получателя. Используя данные о гостях, мы отправляем не просто общие приглашения, а персонализированные письма, которые чувствуют каждый участник.

Третье — напоминания и уточнения. Важный момент в подготовке — это поддержание интереса и снижение вероятности отказа от участия. За счет регулярных напоминаний через электронные письма и мессенджеры мы постоянно поддерживаем связь с участниками, уточняем детали и настраиваем их на участие.

Четвертое — пост-мероприятие. Важно не только провести успешное мероприятие, но и сохранить отношения с гостями после его завершения. Мы не забываем о своих участниках, отправляя благодарственные письма, делясь фото и видео с события и продолжая поддерживать связь, что создает долгосрочные и позитивные отношения.

Что касается сотрудничества с изданием, за эти три года мы значительно усовершенствовали наши подходы. Например, в этом году мы увеличили количество рассылок на 30%, что позволило охватить более 2 000 гостей премии. Мы автоматизировали все процессы, что помогло ускорить реагирование на запросы на 50%.

— Как именно это работает?

— На каждом этапе мы тщательно отслеживаем ключевые метрики: открываемость писем, количество кликов и регистрацию. Вся информация о результатах коммуникаций отображается в едином ивент-окне нашей CRM-системы. Этот прозрачный процесс позволяет организаторам иметь полный контроль над тем, как проходит каждая стадия взаимодействия с гостями.

В этом году мы использовали более 10 различных сегментов аудитории для рассылок. Благодаря этому удалось повысить открываемость писем на 40%, а количество регистраций увеличилось на 25%. Мы также внедрили персонализированные сообщения, что дало ощутимый отклик. И, как видите, я привожу вам подробную аналитику по итогам – благодаря оптимизации многое мы видим в процессе и можем перенастраивать ситуацию. Благодаря бизнес-рассылкам мы смогли не только информировать, но и вовлечь более 80% участников в процесс. Это позволило создать уникальное взаимодействие с каждым гостем, улучшив общий опыт и снизив количество отказов на 20%.

— Электронная регистрация и QR-коды – зачем они нужны?

— Для того, чтобы избежать очередей и сделать процесс входа максимально удобным, мы внедряем электронную регистрацию с персонализированными QR-кодами. Это позволяет участникам премии быстро и без лишних задержек пройти в зал, сразу почувствовав высокий уровень организации мероприятия.

В этом году, благодаря электронной регистрации и QR-кодам, мы смогли сократить время на вход до 2 минут на гостя. Это снизило очередь на 60% и позволило участникам быстрее попасть на событие.

— Как вы помогаете поддерживать связь с участниками после премии?

— Мы отправили более 1 500 благодарственных писем и поделились около 3 000 фото и видео с премии. Это не только укрепило наши отношения с гостями, но и повысило лояльность на 30%. Получается, что мы не просто организуем мероприятия, а создаем эмоциональные связи и уникальный опыт для каждого участника. Премия «Человек года» — это яркое подтверждение того, как персонализированные рассылки и автоматизация процессов могут значительно повысить эффективность и сделать событие незабываемым.

— Что делает ивент-маркетинг с KEYNEX уникальным? Почему именно вы?

— Ивент-маркетинг от KEYNEX — это не просто рассылка писем. Это комплексный подход, включающий стратегию, креатив, автоматизацию и постоянный мониторинг. Мы понимаем, что каждый шаг в коммуникации должен быть продуман до мелочей, чтобы гостям было легко взаимодействовать с мероприятием на всех этапах.

Для нас премия «Человек года» — не просто проект. Это возможность показать, как инновационные технологии и эффективные коммуникации могут работать на успех мероприятия, создавая незабываемые впечатления и долгосрочные связи между организаторами и участниками.

Реклама, erid: 2W5zFHFL2mE, ИП Сергеева Марина Викторовна, ИНН 421299053650