Глеб Архангельский: «Русские сильны в тайм-менеджменте подвига»

У каждого из нас есть 24 часа в сутках и 365 дней в году. Но один успевает свернуть горы, а другой с трудом вспоминает, на что потрачена эта уйма времени. Председатель лиги «Время», бизнес-тренер, предприниматель Глеб Архангельский знает, как научиться управлять временем и стать максимально эффективным, правильно организовав свою жизнь. А началось все с личной проблемы.

— Есть оптимальный принцип, помогающий выбрать дело жизни. Он находится на пересечении двух вещей. С одной стороны, нужно делать только то, что тебе нравится, с другой — это занятие должно помогать тебе в решении неких конкретных задач. Для этого стоит ответить на вопрос: что тебе не хватает? Именно так началось мое погружение в тайм-менеджмент.

Я учился на третьем курсе факультета прикладной математики Санкт-Петербургского университета. Специальность такая, что не забалуешь. Подрабатывал репетитором, экскурсоводом, затем получил серьезную работу в банке, параллельно учил английский, ходил на курсы по вождению… А еще хотелось успеть в музей, на концерт, в кино. Времени катастрофически не хватало.

Именно тогда я начал искать специальную литературу по управлению временем. В СССР, начиная с 20-х годов, выходило немало как собственных, так и переводных книг по этой теме. Кроме того, мне всегда нравилось выступать. Публичные выступления привлекали с детства — до сих пор помню свой школьный доклад по ядерному оружию.

Кстати, работа экскурсоводом в этом плане тоже стала жестким тренингом. Представляете, без презентаций, без микрофона, вне конференц-зала нужно удержать внимание людей, которые, в общем-то, не всегда готовы всерьез погружаться в исторический экскурс. На пересечении личных дефицитов и личных пристрастий возникло дело, которому отдано уже 20 лет.

И все-таки, что стало точкой отсчета, откуда начался Глеб Архангельский как гуру тайм-менеджмента?

— Я работал в одном из банков заместителем председателя правления по развитию. В то время мы пытались инициировать на базе банка что-то вроде бизнес-инкубатора — поддерживали предпринимательскую инициативу.

В один прекрасный момент, занимаясь проектом по разведению шампиньонов, я понял, что мне это не интересно и я хочу чего-то другого. И я пошел к председателю правления банка прощаться. Тот задал мне вопрос в лоб: «Что тебя не устраивает, шампиньоны или банк?». Я ответил, что шампиньоны. «Забудь о них. Чем ты хочешь заниматься?» — спросил топ-менеджер.

Кстати, это очень важный вопрос, который каждый человек должен периодически себе задавать и пытаться отвечать на него предельно искренне. Я ответил практически сразу: «Временем». Рассказал, что научился планировать, вести хронометраж, и хотел бы расширить свои знания, организовать их в определенную систему.

Руководителю мое предложение понравилось: «Что же ты раньше молчал? У меня люди в приемной сидят, на встречи опаздываю, совещания затягиваются, коллектив на раскладушках спит во время квартального отчета». Это был очень важный момент в моей жизни.

Хобби, личная технология, оказалось нужным другим людям. Таким образом, свой первый проект по управлению временем я создал и реализовал внутри банка. Затем вышел в открытое море бизнеса. Сначала был фриланс. Я написал книгу, которая принесла известность и привела клиентов. А потом был краткий, но довольно тяжелый период, связанный с началом бизнеса.

С организацией времени у вас было все прекрасно. Что же доставило проблем Архангельскому-бизнесмену?

— Я совершил типовую ошибку начинающих предпринимателей. Сначала создал расходы, а потом доходы. Зарегистрировал юрлицо, снял офис, нанял сотрудников… Но денег, которые я зарабатывал во фрилансе и которых мне вполне хватало, были недостаточно для компании. Это был год ада, когда пришлось влезть в долларовые долги под четыре процента в месяц, чтобы вовремя выплачивать зарплату, вносить плату за аренду…

Сейчас, когда предприниматели говорят, что банки их дорого кредитуют, думаю: вас бы в те годы под те проценты. Помню, налоговая заблокировала счет, потому что мы что-то вовремя не представили. Сейчас это смешно, детский сад какой-то. Но тогда это было серьезным испытанием, стоило нервов, стрессов. В результате я оцениваю тот первый, сложный, год как жесткий, но необходимы тренинг.

Вначале было время

Время, деньги, энергия, информация — вот четыре основных ресурса в нашей жизни. Каждый волен ставить во главу угла один из четырех. Однако Глеб Архангельский полагает, что в основе все-таки находится время.

— Ошибочно полагать, что тайм-менеджемент — это исключительно инструмент для бизнеса. Умение управлять временем нужно абсолютно всем, будь ты топ-менеджером огромной корпорации или мамой троих детей.

Скажите честно, трудно научиться управлять временем?

— Сложно научиться управлять личным временем, еще сложнее внедрить тайм-менеджмент в компании. Потому что не только сложно, но мало просто обучить людей. Нужно настроить и внедрить технологии. В компании должны появиться стандарты тайм-менеджмента. Стандарт проведения совещаний, рассмотрения служебных записок и писем и так далее.

Очень важно, чтобы сотрудники компании эффективно пользовались различными электронными системами планирования времени. Причем здесь не нужно изобретать некую идеальную, эксклюзивную программу. Достаточно на все 100% использовать тот же Microsoft Outlook.

Когда мы проводим анкетирование в компании, то зачастую выясняется, что программа используется на 10-15, в лучшем случае 20%. У меня есть целая книга о возможностях Microsoft Outlook. Она несколько раз переиздавалась. Забавный факт: в какой-то момент корпорация Microsoft заказала у нашей компании тренинг по Outlook.

Тренинги для родителей, которым нужно развезти детей по разным школам и секциям и никого не забыть, у вас тоже есть?

— Есть две замечательные книги про тайм-менеджмент для школьников и тайм-менеджмент для родителей. Их написала Марианна Лукашенко. Как отец четверых детей я понимаю, какая сложнейшая логистика у мамы или отца, которым нужно ежедневно доставить ребят в школы, секции, садики и забрать их оттуда.

У нас семейным тайм-менеджментом занимается моя жена. И у нее это хорошо получается, поэтому я могу сосредоточиться на бизнес-задачах.

В продолжение разговора об обучении отмечу, что в московском финансово-промышленном институте «Синергия» с 2005 года действует кафедра тайм-менеджмента. Управление временем становится не просто важным навыком, но и наукой, специальностью.

Неорганизованность русских — миф

Размышляя о российском менталитете, мы часто говорим о неорганизованности как национальной принадлежности. Мол, русские не умеют считать время, не хотят планировать, надеясь на авось. Глеб Архангельский с этим не согласен.

— Русская расхлябанность и необязательность — негативный стереотип, который далек от действительности. Попробуйте вести бизнес с итальянцем, греком или киприотом, и вы не раз помянете соотечественников добром словом. Меня поразило, насколько расслабленно живут и ведут бизнес в Нью-Йорке.

Неорганизованность русских — миф. Неорганизованные люди не запускают человека в космос и не выигрывают самую страшную войну в истории человечества.

Однажды я был в музее Калашникова в Ижевске. Посмотрел документы, где распланированы все действия по созданию легендарного автомата, все испытания. Это памятник производственного тайм-менеджмента.

Другое дело, что мы народ очень творческий, увлекающийся. Любим сверхзадачи и чураемся рутины. Именно поэтому нам комфортно дотянуть до последнего, а потом совершить подвиг.

История такого подхода к жизни тоже понятна. В России короткий хозяйственный цикл. Девять месяцев крестьянин лежал на печи, чтобы потом три месяца пахать от зари до зари. А еще наши предки жили на огромной, богатой территории с размытыми границами. В любой момент на горизонте мог появиться супостат. И надо было быстро собраться, мобилизоваться и дать отпор. И снова на печь.

Эта ситуация длилась тысячелетие. Именно потому мы хороши в героизме, русский тайм-менеджмент идеален в условиях быстрого, жесткого свершения. В ситуации, когда любой здравомыслящий человек отступит, опустит руки, русские собираются с силами, подтягивают ресурсы и делают невозможное.

Мы выиграли войну 1812 года, несмотря на то, что Наполеон занял Москву. Для любой другой нации в этот момент в войне была бы поставлена точка. А мы встряхнулись, мобилизовались и погнали захватчика до Парижа.

В Тверской области есть деревенька Большая Волга. Она стоит на великой реке, в нескольких десятках километрах от истока, где Волга не более 20 метров в ширину. Есть там небольшой памятник, таблица с именами погибших солдат. Полтора месяца 100 человек держали оборону деревеньки. За это время фашисты захватили всю Францию и Бельгию в придачу, а они полтора месяца не сдавали позиций, буквально в землю вгрызлись.

Для меня это образ русского тайм-менеджмента. Когда нужно было делать что-то долго, нудно, методично, ровно, русские цари завозили немцев. Помните, Екатерина II открыла шлюз, и Поволжье заселили немцы, бежавшие из разоренной Европы.

В силу курса евро у нас сейчас нет возможности завозить столько немцев. Поэтому надо как-то осваивать рутинный тайм-менеджмент самим.

Думаете, сумеем?

— Мы очень любим критиковать — себя, страну, правительство. Между тем, у нас не все так плохо, как мы пишем в соцсетях. После окончания бизнес-школы за рубежом мы устроили небольшую экскурсию для выпускников-сокурсников из разных стран в Москву и Питер.

Они были в восторге от поездки, и один из них, которому довелось побывать в Москве двадцать лет назад, восхитился: «Какой колоссальный путь вы сумели проделать всего за 20 лет. Москву не узнать. Это другой город и совершенно другие люди. Это фантастика!».

Ну, как говорится, туристом быть везде хорошо. Вот если бы этот однокурсник решил открыть в Москве бизнес, возможно, заговорил иначе.

— Перед занятиями в бизнес-школе каждый делал пятиминутную презентацию на тему «Моя страна — лучшее место для бизнеса». Первый слайд моей презентации «Россия — лучшее место для бизнеса» был посвящен круглосуточному сервису. Это был первый аргумент «за».

Поверьте, я был во многих странах мира, и нигде нет настолько адаптированной под занятого бизнесом человека услуговой среды. Круглосуточный фитнесс-центр в шаговой доступности — пожалуйста, круглосуточный супермаркет с кулинарией и кафе — все это есть.

Не только Москва, но и российские города-миллионники стали неспящими. Попробуйте найти открытый после 23.00 ресторан в Европе. Не найдете. Не говоря уже о сиесте. В странах Средиземноморья постоянно приходится выстраивать свою логистику, высчитывая перерывы и закрытия кафе, банков, других сервисов. Там постоянно работают только заправки. В неспящем Нью-Йорке ночью открыты лишь аптеки. Даже в таких жестко ориентированных на бизнес городах, как Шанхай, Гонконг, Пекин, нет такого круглосуточного сервиса как у нас.

Второй слайд я посвятил 13% подоходному налогу с любых сумм. У зарубежных коллег рты открылись. Во Франции этот налог — более 70%, американцы платят более 40%. А у нас плоская шкала, что для бизнеса очень правильно. Ты понимаешь, что если будешь успешен и много заработаешь, то заплатишь разумный, а не грабительский налог.

В России можно стать легальным долларовым миллионером, заплатив всего лишь 6% с оборота и 1% в Пенсионный фонд. Французы сразу спросили: «Депардье платит всего 6%?». Да, приезжайте.

Третий слайд был посвящен количеству академических концертов в Москве. Я взял афишу за месяц, и выяснилось, что за это время в столице прошло 153 концерта классической музыки. Для сравнения: в Лондоне — 132, в Риме — 50.

Бизнесмен из Ставрополя как-то мне возразил, что такая ситуация только в Москве. Я тут же погуглил, и выяснилось: в течение месяца в его родном городе прошло два десятка классических концертов. Причем выступали исполнители из Москвы, Санкт-Петербурга, зарубежных стран. На мой взгляд, это фантастические конкурентные предложения, которые есть в России.

Орел мух не ловит

По мнению Глеба Архангельского, тяжелее всего внедрить тайм-менеджмент в госструктурах. Но и здесь произошли тектонические сдвиги. За каждым из них большая работа. При этом далеко не все инициативы известны и практикуются на местах.

— Государственные услуги — это сервис, за который мы платим своими налогами. Этот сервис должен быть эффективным и удобным нам, потребителям. Многое меняется в лучшую сторону. Когда я показываю личный кабинет налогоплательщика иностранным друзьям, они удивляются, насколько он понятен и удобен.

В России личным кабинетом налогоплательщика пользуются 16 млн человек. Цифра сопоставима с населением крупной европейской страны. Этих людей сюда никто не загонял, они пользуются электронным сервисом, потому что им удобно.

Постепенно все больше госуслуг можно получить в электронном виде. Мы частенько ворчим, что сервисы кривовато сделаны. Но согласитесь, что это совсем другой уровень критики. Еще десять лет мы ходили за одной несчастной бумажкой в несколько кабинетов, да не по одному разу.

Сейчас я возглавляю рабочую группу «Оптимизация процедур регистрации предприятий» при Правительстве РФ. Многое еще несовершенно, но я вспоминаю, как регистрировал свою первую компанию, и понимаю: по сравнению с тем, что происходит сегодня, — небо и земля. Увлекательный квест с бесконечными бумажками, каждую из которых нужно было еще и заверить нотариально, ушел в прошлое. Сегодня ИП регистрируется по интернету. Подал заявку, приехал сразу же за готовыми документами.

Неужели отъем времени у населения в России искоренен?

— Много времени, к сожалению, тратится на очевидно глупые вещи. Взять, например, историю про выведение из тени самозанятых. Сидим, думаем, как же это сделать. То ли налоговую амнистию ввести, то ли еще что-то придумать.

На мой взгляд, нужно максимально упростить процесс регистрации. Сделать так, чтобы на это тратился минимум времени. Поставьте автомат. Бросил пятитысячную купюру, нажал на кнопку и получил бумажку о регистрации. Пусть это будет так же просто, как шоколадку купить. Одно движение, и ты легальный предприниматель. И больше государство ничего от тебя не хочет.

Сколько там зарабатывает домработница или мастер-маникюрист? Что мы там у нее будем высчитывать? Сколько сил потратим на поиски, выявление, расчеты? Уйму. А сколько денег? Это же целую структуру придется создавать. У древних римлян была чудесная поговорка: орел мух не ловит.

Индивидуальные предприниматели и так платят всего 6% с оборота, вы же именно про них рассказывали в презентации. Что им еще облегчать?

— Помимо регистрации пора упростить отчетность. С точки зрения тайм-менеджмента, я бы предложил следующую схему. Когда в банк на счет ИП приходят средства, банк сам отправляет 6% в налоговую и 1% в Пенсионный фонд. И все, аминь. Предприниматель об этом уже не думает, свои обязательства он выполнил по факту. И не надо никакой отчетности. Вот, говорят, мол, ИП не ведут бухучет. Это не так. Какой-то учет ведется, бухгалтеры нанимаются в аутсорсинг, отчеты в налоговую сдаются. А зачем? Предприниматель хорош в другом, в своей предпринимательской инициативе.

Мне кажется, что предприниматели и государство у нас все-таки по разные стороны баррикад.

— Я не думаю, что есть какие-то баррикады, но вот коммуникация действительно часто отсутствует либо нарушена. Например, далеко не все руководители бизнесов и главные бухгалтеры знают, что еще с 2015 года открыт электронный единый государственный реестр юридических лиц, выписка из которого заверяется электронной подписью ФНС. А это значит, что никаких бумажных ЕГРЮЛ брать не надо.

Бумажная выписка абсолютно бессмысленна сегодня. Но вот продолжают заказывать, требовать. То же самое с бумажными свидетельствами юрлиц. Они не обязательны. Напомню, что юрлица не обязаны иметь печать. Любая печать легко подделывается.

Абсурд, правда, состоит в том, что после того, как указом президента печать была отменена, вышел нормативный акт за подписью заместителя начальника управления Роструда о том, что трудовые книжки нужно заверять печатью. Это напоминает анекдот: пришел приказ уничтожить все секретные документы, предварительно сняв с них три копии.

Вообще, абсурда хватает. Расскажу еще один анекдот из жизни. Борис Нуралиев, создатель 1С, возглавляет рабочую группу «Национальной предпринимательской инициативы» по налоговому администрированию при Правительстве РФ. Одной из фишек этой группы стала отмена командировочных удостоверений. Теперь командировочные расходы можно относить на затраты без предъявления удостоверений.

И вот Борис Григорьевич собирается в командировку. К нему походит помощница и говорит: «Там какие-то чудаки отменили командировочные удостоверения. Но мы вам на всякий случай сделали». На что Нуралиев спокойно отвечает: «Спасибо, конечно, но именно я руководитель этих чудаков».

Если говорить о культуре отношения к времени в обществе в целом, чего нам сегодня не хватает?

— Я думаю, что каждому из нас нужно начинать с себя. Не опаздывать на встречи. Если пообещали выслать документы в определенный срок или сделать какую-то работу к обозначенному времени, нужно этого придерживаться. Если же случился форс-мажор — здесь никто не застрахован, следует уведомить о том, что срок по той или иной причине переносится, и обговорить новую дату и время.

Это простые вроде бы вещи, из которых складывается культура обращения со временем. Своим и чужим. Время нужно ценить.

Юлия Чанчикова

Досье

Глеб Алексеевич Архангельский

Ведущий эксперт в области управления временем. Основоположник российской школы тайм-менеджмента. Кандидат экономических наук, Президент лиги «Времени».

Образование:

Окончил факультет прикладной математики в Санкт-Петербургском госуниверситете, курс обучения в Институте проектного менеджмента (PMI), курс Time Manager в международной компании Time Management International.

Карьера:

Работал в ЗАО АКБ «Банкирский дом» помощником председателя правления по вопросам стратегического планирования. Руководитель корпоративных проектов внедрения тайм-менеджмента в компаниях РАО ЕЭС, «Русский стандарт», «Вимм-Билль-Данн» и других. Преподаватель Президентской программы в РЭА им. Плеханова, кандидат экономических наук, заведующий кафедрой тайм-менеджмента Московской финансово-промышленной академии, обладатель звания Microsoft Most Valuable Professional в области Outlook. Обладатель звания «Предприниматель года — 2009» в номинации «Образование и развитие бизнеса».

Библиография:

2003 – «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы»

2005 – «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»

2006 – «Формула времени: тайм-менеджмент на Outlook»

2007-2008 – «Корпоративный тайм-менеджмент: энциклопедия решений 2008», «Тайм-менеджмент: Учебное пособие» (под редакцией Г.Архангельского).