Красноярские компании готовятся к работе без бумаг

Случаи внедрения систем электронного документооборота (СЭД) в Красноярске пока единичны. Их по­требителями становятся в основном крупные предприятия. Эксперты уверены: через 1-2 года, когда основная часть потенциальных клиентов закончит автоматизацию финансового и управленческого учета, потребность в СЭД вырастет.

Зачем компаниям СЭД?
Сколько стоит автоматизация документооборота?
Кто внедряет СЭД в Красноярске?

эксперты
Артем Домницкий, генеральный директор компании «СибирьИнтеллект»
Людмила Калинина, генеральный директор НТЦ «ИнтерБИТ»
Оксана Коробейникова, PRменеджер компании «СибТрансТелеКом»
Евгений Кровяков, генеральный директор компании «ИнтекМедиа»
Павел Стешин, менеджер по связям с общественностью в Сибирском регионе компании «Балтика»
Александр Шубин, генеральный директор компании «Партнер Бизнес консалтинг»

В большинстве компаний от отдела к отделу «гуляет» огромное количество документов: приказов, договоров, служебных записок, отчетов и т. д. Генеральный директор НТЦ «ИнтерБИТ» ЛЮДМИЛА КАЛИНИНА уверена: чтобы не утонуть в море бумаг, предприятиям необходимо внедрять системы электронного документооборота.

По оценке международного консалтингового агентства Gartner, в мире 70 млн пользователей СЭД. Какая часть из них приходится на Россию, неизвестно, но, по данным «ДК», продажи подобных программ в нашей стране растут на 3040% в год. Если к началу 2006 года емкость российского рынка не превышала $160 млн, то к концу 2007 года аналитики прогнозируют рост почти вдвое.

В Красноярске, по оценке генерального директора компании «СибирьИнтеллект» АРТЕМА ДОМНИЦКОГО, пока не более 1020% крупных компаний используют в своей работе СЭД, а среди средних и мелких фирм этот процент и того меньше.

СЭД упорядочивают бизнеспроцессы компаний

Красноярские интеграторы пытаются формировать спрос на системы электронного документооборота. Они утверждают: использование подобного программного обеспечения многим организациям необходимо. Людмила Калинина рассказала, что компания «ИнтерБИТ» (внедряет систему CompanyMedia компаниипроизводителя «ИнтерТраст») автоматизировала документооборот таких предприятий, как «Красэйр», «Домодедовские авиалинии», «Пикра» и др.: «Все компании, в которых мы уже внедрили СЭД, положительно отзываются о результатах ее работы».

Эксперты отмечают, что автоматизированный документооборот — это важный инструмент повышения эффективности работы предприятия. PRменеджер компании «СибТрансТелеКом» ОКСАНА КОРОБЕЙНИКОВА рассказала о положительном опыте внедрения СЭД в новосибирском отде­лении организации: «В «ЗапСибТранс­ТелеКоме» простроили комплексную систему и получили хороший эффект. Вопервых, при профессиональном построении электронного документооборота почти исключается хождение бумаг по офису. Вовторых, СЭД позволяет контролировать прохождение документов. Не вставая с рабочего места, вы можете «двигать» необходимую вам бумагу». Гжа Коробейникова отметила, что в «СибТрансТелеКоме» сейчас ведется активная работа по внедрению СЭД.

По словам Людмилы Калининой, многие компании просто вынуждены использовать подобные системы. Она считает, что без автоматизации документооборота не обойтись организациям с филиальной или холдинговой структурой, когда единый центр управления должен контролировать все процессы. Менеджер по связям с общественностью в Сибирском регионе компании «Балтика» ПАВЕЛ СТЕШИН рассказал, что после объединения «Пикры» с компанией «Балтика» (СанктПетербург) электронный документооборот стал необходимостью: «Система существенно экономит время. Например, чтобы согласовать командировку сотрудника с руководителем, который в это время находится в другом городе, достаточно нескольких минут». Людмила Калинина назвала еще одну причину необходимости внедрения СЭД: «Для предприятий, идущих на международную сертификацию по ISO, автоматизированный документооборот — обязательное требование. Именно поэтому СЭД внедрили, например, в компании «Пикра».

Потенциальных клиентов отпугивает дороговизна СЭД

Российский опыт показывает: основными потребителями систем электронного документооборота становятся крупные компании, прошедшие период автоматизации бухгалтерии и управления финансами. В Красноярском крае же, по мнению генерального директора компании «Партнер Бизнес консалтинг» АЛЕКСАНД­РА ШУБИНА, не более четверти всех компаний уже внедрили в свою деятельность ERPсистемы (склад, логистика, бухучет и т. д.). Поэтому даже крупные предприятия нашего города в большинстве своем пока не готовы к автоматизации документооборота. Кроме того, внедрение СЭД, по мнению экспертов, требует четкого понимания и прописывания бизнеспроцессов компании.

Останавливает потенциальных клиентов и высокая стоимость систем электронного документооборота. Артем Домницкий: «Только приобретение и установка «коробочного» решения со средней функ­циональностью для сотни пользователей обойдется примерно в $20 тыс. Причем затраты могут вырасти в зависимости от функционала самой системы до $1 млн. А если заказчику необходимо проведение всех дальнейших стадий внедрения СЭД (обучение пользователей, доработка и оптимизация системы), ее стоимость может увеличиться в 25 раз».

При этом сложен расчет окупаемости систем: нет прямой взаимосвязи между их внедрением и повышением экономической эффективности работы компании. Павел Стешин затруднился оценить экономический эффект от использования СЭД в компании «Пикра»: «Экономия есть, но отдельными цифрами она выражена быть не может. Все ПО лицензионное, дорогостоящее, поэтому срок его окупаемости длительный».

Разработка уникальных систем — бессмысленное занятие

Артем Домницкий называет сегмент систем автоматизации документооборота «белым пятном» красноярского ITрынка. В городе нет ни одной специализированной компании, а относительно полно внедрение СЭД представлено в работе лишь нескольких фирм. «Наряду с нашей компанией на этом рынке активно работает только компания «ИнтерБИТ». Разовые работы по внедрению СЭД выполняли региональные компании «СибитSystems», «Крис», а также московские системные интеграторы — «АйТи», «КИТ». Для них такая деятельность второстепенна — они могут предложить установку системы, например, своим постоянным клиентам», — рассказал гн Домницкий.

Людмила Калинина отметила: часть рынка оттягивают на себя консалтинговые компании, которые занимаются внедрением СЭД, ERP и CRMсистем. Но Артем Домницкий не считает ITконсалтеров конкурентами в этой области: «Они не в состоянии профессионально заниматься внедрением подобных продуктов. Ведь это достаточно сложная область, специалистам консалтинговых компаний просто не хватит квалификации».

Красноярские интеграторы в основном предлагают внедрение «коробочных» продуктов российских и мировых производителей: системы CompanyMedia, Documentum, Directum, DocsVision, Lotus Notes. Генеральный директор компании «ИнтекМедиа» ЕВГЕНИЙ КРОВЯКОВ считает, что разработка собственных систем автоматизации документооборота — бессмысленное занятие. «В большинстве случаев та часть бизнеспроцесса, которая касается документооборота, стандартна. Заказчику проще и дешевле вложить деньги в покупку и адаптацию готовой системы, чем заниматься «изобретением велосипеда». Поэтому даже если бы нам заказали разработать СЭД, не знаю, взялись бы мы за подобный заказ». А вот компании «СибТрансТелеКом», по словам Оксаны Коробейниковой, нужна именно специально разработанная система: «Существующие системы автоматизации документооборота не могут удовлетворить потребности нашей компании. Наша деятельность имеет свою специфику, поэтому результат от использования стандартной программы будет несовершенным. В итоге придется затратить большие ресурсы на ее адаптацию. Мы считаем, что более целесообразно вложить средства в разработку уникальной СЭД». Гжа Коробейникова рассказала, что основная сложность для компании сейчас заключается в поиске разработчика СЭД: «Думаю, в Красноярске нет фирмы, которая сможет настолько глубоко вникнуть в наши производственные процессы, чтобы разработать для нас четко прописанную систему».

Внедренцы расширяют продуктовую линейку

Несмотря на то, что внедрение СЭД в Красноярске пока не стало массовым, работающие в этом сегменте эксперты уверены в перспективности направления. Артем Домницкий ожидает через 12 года всплеск спроса на системы автоматизации документооборота. «Вопервых, компании сейчас укрупняются, создаются холдинги, управлять которыми можно только с помощью СЭД. Вторая предпосылка роста рынка: автоматизацию наиболее приоритетных процессов (технологических, финансы, кадры, логистика) многие предприятия уже прошли или проходят сейчас. Следующий этап — это автоматизация документооборота», — уверен гн Домницкий.

Он добавил, что оборот компании «СибирьИнтеллект» от внедрения СЭД в 2006г. вырос примерно в 5 раз по сравнению с 2005г. «Я уверен, что это далеко не предел. Есть все возможности увеличивать обороты. Для этого мы расширяем свою продуктовую линейку: если в 2005г. компания предлагала клиентам только одну систему, то сейчас уже три», — добавил Артем Домницкий.

Людмила Калинина соглашается: уровень проникновения СЭД в Красноярске будет расти. Это будет происходить в том числе за счет автоматизации документооборота мелких и средних компаний. «Пока нам даже не приходится мечтать, чтобы все мелкие и средние компании города начали автоматизировать документооборот. Но уже есть единичные примеры — сейчас мы внедряем элемент СЭД в небольшой строительной организации», — рассказала гжа Калинина.

детали
Варианты выбора СЭД
На российском рынке, в отличие от западного, сегодня представлено ограниченное количество платформ для автоматизации документооборота.
Компания Microsoft предлагает использовать продукт Microsoft Exchange  — сервер в комплекте с клиентским приложением Microsoft Outlook как основу комплексной системы автоматизации документооборота , а также Microsoft Sharepoint Portal Server — в качестве архива документов и средства организации корпоративного Intranet/Extranet портала.
Компания IBM создала в качестве базового средства автоматизации документооборота платформу Lotus Notes. Есть возможность дополнить базовую функциональность средствами организации архива документов Domino.doc, WorkFlow подсистемой Domino.Workflow и рядом дополнительных средств для организации групповых взаимодействий.
Documentum. Компания представлена на рынке одноименным продуктом. Система Documentum — это архив документов с возможностью разработки учетных объектов, средствами управления жизненным циклом и автоматизации бизнеспроцессов обработки документов.
Humminbird. Владеет группой продуктов PC Docs (корпоративный сервер архива документов) и Fulcrum (мощная поисковая система).
StaffWare. Ведущий мировой производитель WorkFlow систем. Она дает возможность строить комплексную систему автоматизации документооборота, базируясь на функциях управления бизнеспроцессами.

Все перечисленные продукты — открытые системы, платформы для разработки приложений.
На роль самостоятельных платформ автоматизации документооборота претендуют также три отечественных продукта: OptimaWorkFlow компании «Оптима», LanDocs компании «Ланит» и система CompanyMedia компании «ИнтерТраст». В отличие от продуктов западных компаний, предоставляющих возможность доработки третьим фирмам, доработку и создание приложений на их базе пока могут производить только сами поставщики платформ.
Источник: «ИнтерБИТ».

детали
Что такое СЭД?

СЭД — это специальное ПО, предназначенное для коллективной работы с документами в сетевой среде. СЭД позволяет объединять документы в логические блоки, обеспечивая их архивное хранение и поиск. Базовой единицей является электронный документ, причем это не просто один файл, а совокупность файлов разного типа (составных частей документа), снабженная регистрационной карточкой. Такая карточка — неотъемлемый атрибут СЭД. Она содержит набор реквизитов: название организации, вид документа, отметки о согласованиях и утверждениях, даты, адреса сторон и т. д. Также карточка позволяет регистрировать, идентифицировать и находить документ, контролировать исполнительскую дисциплину, отслеживать историю документа и архивировать его. Главная задача СЭД — управление полным жизненным циклом документа, начиная с его создания и заканчивая списанием в архив.
Источник: «ДК».

Артем Домницкий ожидает через 12 года всплеск спроса на системы автоматизации документооборота.

Людмила Калинина уверена: чтобы не утонуть в море различных бумаг, предприятиям необходимо внедрять СЭД.

Евгений Кровяков считает, что разработка собственных систем автоматизации документооборота — бессмысленное занятие.

Оксана Коробейникова: «В Красноярске нет компании, которая сможет разработать для «СибТрансТелеКома» четко прописанную СЭД».

Александр Шубин отмечает, что определить срок окупаемости СЭД сложно.