Цифровизация добралась до трудовых отношений – Елена Герасименко, «Бухгалтерра»

Блоги DK.RU

Генеральный директор компании «Бухгалтерра» Елена Герасименко:

Шаг 1

Подготовьте приказ о необходимых мероприятиях при переходе на электронные трудовые книжки. В приказе укажите ответственных за проведение мероприятий, а также сроки мероприятий.

Шаг 2

Подготовьте приказ о назначении ответственного за электронные сведения. Выберите сотрудника, который будет отвечать за передачу сведений о трудовой деятельности работников в ПФР.

Шаг 3

Подготовьте изменения в соглашениях, коллективных договорах, договорах с сотрудниками и прочих локальных нормативных актах. В пунктах, где упоминается трудовая книжка, добавьте в соответствующее предложение «… и (или) сведения о трудовой деятельности». В правилах внутреннего трудового распорядка определите порядок электронного взаимодействия работника и работодателя. Внести изменения можно до конца 2020 года.

Плюсы ЭТК:

• Быстрый доступ к информации о работе;
• Высокий уровень безопасности и сохранности данных;
• Ошибки сведены к минимуму;
• Возможность дистанционного трудоустройства;
• Упрощение процедуры получения госуслуг.

Шаг 4

Проверьте техническую готовность для передачи сведений в ПФР. Для передачи сведений о трудовой деятельности работников специальное программное обеспечение не требуется, можно использовать свои программно-технические средства или электронный сервис ПФР. Работодателям с численностью работников менее 25 человек можно сдавать отчетность в бумажном виде.

Шаг 5

Решите вопрос о приобретении усиленной квалифицированной электронной подписи. Для передачи сведений о трудовой деятельности работников в ПФР в форме электронного документа потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись.

Шаг 6

Заведите специальную электронную почту для передачи сведений о трудовой деятельности непосредственно работникам организации. Работник имеет право направлять работодателю заявление о выдаче сведений о трудовой деятельности на электронную почту, а также получать ответ по электронной почте.

Шаг 7

Проверьте бумажные трудовые книжки. Перед передачей сведений о трудовой деятельности в ПФР следует проверить правильность заполнения бумажных трудовых, так как любые кадровые изменения будут указываться в новом отчете СЗВ-ТД.

Шаг 8

Проведите разъяснительную работу среди сотрудников. Организуйте собрание, на котором объясните работникам новые требования законодательства, касающиеся электронных трудовых книжек и возможности сохранения бумажных трудовых книжек до 31 декабря 2020 года.

Что будет в ЭТК?

• Места и периоды работы;
• Должность;
• Квалификация;
• Даты приема, перевода, прекращения трудовых отношений;
• Основания прекращения трудовых отношений.

Шаг 9

Разработайте формы уведомления об изменении трудового законодательства и ответного заявления работника. На данный момент унифицированных форм уведомления и заявления нет, поэтому их необходимо разработать самостоятельно.

Шаг 10

Уведомите работников о переходе на электронные трудовые книжки. До 30 июня 2020 года включительно работодатель обязан в письменной форме уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки и о том, что можно сделать выбор между бумажной и электронной формой. Работники вправе дать ответ до конца 2020 года.

Шаг 11

Сдайте отчетность о трудовой деятельности в ПФР по форме СЗВ-ТД. Отчет по форме СЗВ-ТД необходимо сдавать до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло одно из следующих событий: прием или увольнение работника, либо работник подал заявление о сохранении или отказе от трудовой книжки. Так как, в этом году 15 февраля выходной, подать отчет можно до 17 февраля.

Шаг 12

Выдайте бумажные трудовые книжки тем, кто отказался от них. В январе 2021 года работникам, которые по заявлению отказались от бумажных трудовых книжек или не написали заявление о сохранении бумажной формы, необходимо выдать бумажные трудовые книжки на руки.

Помните! Оформляйте прием на работу, а также переводы и увольнения своевременно. Принять работника на работу «задним» числом теперь вряд ли получится. С 2021 года эти сведения нужно будет передавать на следующий день после данного события.