Елена Герасименко: Корпоративная карта: удобный инструмент или мина замедленного действия?

Елена Герасименко
основатель и руководитель бухгалтерского агентства «БухгалТерра»

История из практики

Недавно налоговая при камеральной проверке запросила у компании подтверждение расходов по корпоративной карте директора. В списке оказалось более 300 операций — от мелких платежей по 10...20 рублей до крупных закупок.

Бухгалтер рекомендовал собрать пакет документов. Но директор решил, что «и так все ясно» и ограничился формулировкой: «Расходы были для нужд бизнеса». Документы он не представил.

Через две недели пришел акт: доначисления страховых взносов 670 тыс рублей и штрафы 134 тыс рублей. Для небольшой компании с выручкой 5,5 млн рублей это стало серьезным ударом.

Для налоговой все просто:

Есть трата по корпоративной карте — покажите документы.

Документов нет — значит, это доход директора. С него нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

И неважно, что на самом деле покупки были «для офиса». Без подтверждения они автоматически превращаются в личные расходы.

В итоге руководитель списывает вину на бухгалтера: «Наверное, неправильно отчитался». Хотя реальная проблема — в отсутствии внутреннего контроля и путанице между кошельком бизнеса и личным кошельком директора.

Чем опасны корпоративные карты

Если расходы по карте не связаны с деятельностью компании или не подтверждены документами, их признают личными тратами директора.

1. Налоговая переквалифицирует такие траты в доход физлица (директора или сотрудника)
2. Компания должна будет доначислить НДФЛ и страховые взносы, как будто это зарплата
3. На сумму начислений добавятся пени и штрафы
4. Вдобавок компания не сможет учесть эти расходы при расчёте налога на прибыль или УСН

Таким образом, главный критерий безопасного использования корпоративной карты — это не только наличие документов, но и логика траты для бизнеса.

Что должен делать руководитель

Чтобы корпоративная карта не стала миной замедленного действия, важно разделить зоны ответственности и выстроить простые правила:

Разделяйте личные и бизнес-расходы. Корпоративная карта — только для компании. Любые личные траты оплачиваются со своей карты.

Сохраняйте документы. Чеки — на каждую операцию. Даже на «10 рублей в киоске».

Согласовывайте лимиты. Установите месячный лимит по карте и фиксируйте, какие виды расходов можно оплачивать (такси, канцелярия, доставка).

Проверяйте экономическую обоснованность. Каждый расход по корпоративной карте должен быть связан с деятельностью компании и подтвержден документом. Если бизнес занимается, например, оптовой торговлей, то траты на канцелярские товары и логистику будут логичными, а покупка бытовой техники или путевки — вызовет вопросы. Важно не только наличие чека, но и то, чтобы расход соответствовал профилю бизнеса.

Корпоративная карта — не зло, а инструмент. Но только тогда, когда у бизнеса есть порядок и контроль. Если же карта используется как «второй кошелек директора», рано или поздно она сработает как мина замедленного действия.

Для спокойствия руководителя достаточно простого правила: отделяйте личное от корпоративного и подтверждайте каждую операцию документом. Это дешевле, чем потом платить сотни тысяч рублей штрафов и доначислений.

Читайте также: 

Елена Герасименко: Что будет с самозанятыми Красноярска?

Вчера многие предприниматели пережили весь спектр эмоций. До обеда новостные ленты сообщили, что Совет Федерации предложил досрочно завершить эксперимент по режиму самозанятости уже в 2026.

Елена Герасименко: Как руководителю не стать заложником бухгалтера

Многие предприниматели считают: если у компании есть бухгалтер, то именно он несет ответственность перед налоговой, контрагентами и банком.

Елена Герасименко: «Хаос в бухгалтерии — это очень дорого. Навести порядок — куда дешевле»

Развитие бизнеса, как и его эффективная работа, сегодня невозможны без возвращения бухгалтерии стратегической роли в процессах компаний.