Елена Герасименко: Как руководителю не стать заложником бухгалтера

Но контроль — обязанность собственника, потому что спрашивать будут именно с бизнеса. Даже самый проверенный специалист может ошибиться или злоупотребить доверием. Поэтому предприниматель, который не понимает, как устроен учет, оказывается лишен инструментов проверки.

Елена Герасименко
основатель и руководитель бухгалтерского агентства «БухгалТерра»

К нам обратился предприниматель: «Я всегда спрашивал у бухгалтера, нет ли долгов. Ответ всегда был один — все оплачено. А потом я получаю предсудебную претензию от контрагента на крупную сумму».

Чтобы разобраться в ситуации, запросил банковскую выписку. И выяснил: деньги действительно уходили — но на счета физических лиц, которых он никогда не видел. Позже оказалось, что это были родственники бухгалтера.

Эта история наглядно показывает: доверять — не значит не проверять.

Почему нужен внутренний контроль

Что проверять руководителю: 

Не каждый руководитель разбирается проводках и других тонкостях. Но есть простые инструменты контроля, которые доступны любому:

Банковская выписка

Раз в неделю или хотя бы раз в месяц сверяйте платежи. Смотрите:

• кому именно ушли деньги,
• соответствуют ли суммы счетам от контрагентов,
• нет ли регулярных переводов на неизвестные счета физических лиц.

Реестр договоров и оплат

Ведите реестр договоров (в Excel или в CRM), где видны:

• сумма договора,
• оплата по нему,
• остаток к оплате или задолженность контрагента.

Эту таблицу должен регулярно обновлять бухгалтер, а вы — сверять с банковской выпиской.

Следите за первичкой

Главная зона риска — документы от контрагентов. Здесь важно убедиться, что:

• договоры подписываются обеими сторонами,
• акты и накладные вовремя передаются в бухгалтерию,
• внутри компании есть понятная схема: кто собирает и кто хранит первичку.

Если первички нет, бухгалтер может «рисовать» цифры по памяти — и тогда любые претензии налоговой лягут на компанию.

Смотрите на логику, а не на проводки

Руководителю не обязательно разбираться в бухгалтерских терминах. Но важно проверить:

• совпадает ли прибыль по бухучету с реальным ощущением бизнеса?
• соотносятся ли данные по количеству проданного товара и полученными деньгами?
• согласуются ли данные бухгалтера с цифрами в банке и фактическим оборотом?

Если бухгалтерия живет «сама по себе» — значит, ее нельзя использовать как инструмент управления.

Введите простую отчетность для себя

Раз в месяц бухгалтер должен предоставить руководителю:

• свод по выручке и расходам,
• сумму налогов к уплате,
• дебиторку и кредиторку (кто должен компании и кому должна сама компания).

Три документа, которые позволяют видеть реальное состояние дел.

Задавайте прямые вопросы

Иногда достаточно задать три простых вопроса, чтобы проверить уровень контроля:

• какие риски у нас сейчас в учете?
• как посчитаны налоги?
• кто из контрагентов должен нам деньги, а кому должны мы?

Если бухгалтер объясняется уверенно, на языке бизнеса, а не наводит «тень на плетень» — значит, работа под контролем. Руководитель должен увидеть, что ответы логичны, а цифры стыкуются между собой.

Как выстроить контрольную систему

Разделите обязанности. Бухгалтер не должен быть единственным человеком, через которого проходят деньги. Подписание платежей лучше оставлять за руководителем.

Установите регламент. Например: «Каждый понедельник — отчет по движению денег и сверка долгов».

Используйте электронные сервисы. Интернет-банк, CRM, облачные системы позволяют руководителю видеть платежи онлайн, а не ждать отчетов по запросу.

Проверяйте выборочно. Достаточно иногда задать вопросы по поводу пакетов документов по одной сделке, бухгалтер понял: его контролируют.

Руководителю не нужно становиться бухгалтером. Но нужно видеть ключевые цифры, понимать движение денег и держать простые точки контроля. Доверие даже к проверенному сотруднику без системы контроля — риск.

Контроль — это главный инструмент спокойствия. Когда вы знаете, что бизнесом управляют не обещания и не догадки, а прозрачные цифры и понятные процессы.

Читайте по теме: 

Елена Герасименко: Как не стать дроппером: инструкция по финансовой безопасности

Все чаще люди оказываются втянутыми в финансовые схемы, даже не подозревая об этом. Передал карту другу на время, перевел деньги «по просьбе знакомого». Итог — уголовное дело и статус дроппера.

Ефим Чеботарев: ИИ может стать для бизнеса опасной ловушкой в гонке зарплат

Автоматизация и прочие ИТ-инструменты, часто преподносимые, как способ снизить зарплатную нагрузку компании, могут привести к обратным последствиям.

Елена Герасименко: Что делать, если увольняется пятый бухгалтер за год?

Истории об увольнениях бухгалтеров звучат почти анекдотично. Но, как правило, за ними вовсе не проблема подбора. Это признак более глубокого системного сбоя.