Какие факторы нужно учесть при выборе аутсорсинговой компании, может ли бухгалтерское сопровождение «снаружи» быть эффективнее штатного и почему качественный аутсорсинг не может быть дешевым.
Объясняет Ирина Шевцова, основательница бухгалтерской компании «БухСтоун».
Последние годы спрос на аутсорсинговые компании растет. С чем связана такая динамика?
— Конкретно в нашей компании мы фиксируем две самые частые ситуации: к нам переходят от других аутсорсинговых компаний или же от бухгалтеров-фрилансеров.
В первом случае клиенты понимают, что им требуется более глубокая экспертиза в бухгалтерских услугах, а во втором — страхуют себя от ситуации, в которой одиночный бухгалтер может просто исчезнуть, даже не передав дела. Аутсорсинговые компании же дают гарантии, как минимум заключается договор на бухгалтерское обслуживание, и это уже некоторая ответственность. Но иногда и те, кто уже работал с внешними компаниями, не всегда понимают, за что они платили деньги, где их отчетность, в какой системе велся учет... Поэтому когда к нам заходят на бухгалтерское обслуживание, мы перепроверяем клиента и проговариваем все нюансы, фиксируем точки входа: что клиент имеет, с каким учетом он зашел, что хочет получить от сотрудничества и в рамках каких опций. Все прописываем в договоре, чтобы не подставлять себя и позаботиться о клиенте — даже в случае расторжения хочется расходиться полюбовно, чтобы все понимали, с чем уходят.
На что необходимо обращать усиленное внимание при выборе компании для бухгалтерского обслуживания?
— Первый фактор — длительность работы и масштаб компании. Чем дольше компания на рынке, тем больше у нее опыта с разными клиентами. А значит, легче ориентироваться в ситуациях самой разной сложности. И чем старше компания, тем больше сотрудников разного уровня и профиля в ее распоряжении. Когда клиент приходит со своей ситуаций, ему могут помочь сразу несколько специалистов.
Второй фактор — технологичность. Можно сказать, что теперь бухгалтерские компании уже переходят в IT: это помогает автоматизировать стандартные регулярные задачи и дать бухгалтеру больше времени на интеллектуальный труд. У нас, например, есть CRM-система, где мы настраиваем роботов, постоянно улучшаем цифровые процессы, внедряем в работу справочные сервисы и вспомогательные программы. Да, все это стоит денег и требует постоянного обновления, но это необходимо, чтобы специалисты могли уделять больше внимания узким и сложным задачам, чем шаблонным операциям.
Следующий важный фактор — финансовая ответственность компании перед клиентом. Это является камнем преткновения для многих клиентов. Поэтому помимо пункта в договоре о финансовой ответственности аутсорсинговой компании перед клиентом хорошо было бы удостовериться в наличии полиса страхования профессиональной ответственности. Этот документ тоже свидетельствует об ответственном подходе к своей профессиональной деятельности.
Стоит обратить внимание на рекомендательные письма от клиентов и партнеров. Это не только доказывает эффективное сотрудничество с компанией, но и демонстрирует наличие опыта работы в конкретной отрасли.
И, конечно, ценообразование — оно должно быть прозрачным и зафиксированным в договоре. В нем должно быть отражено, какие параметры влияют на стоимость обслуживания: например, система налогообложения, вид деятельности, количество сотрудников в штате и прочие параметры, которые влияют на объем затраченного на клиента времени.
Бухгалтерское сопровождение на аутсорсе не может быть менее затратно, чем бухгалтер в штате?
— Сегодня это бизнес с высокими технологиями, использованием искусственного интеллекта и дорогой труд бухгалтера. В аутсорсинговых компаниях этот специалист априори дороже из-за более высокой квалификации. Он ведет несколько компаний одновременно и знает, как быстро оптимизироваться на регулярных задачах, дабы погрузиться в более сложные вопросы и дать качественный результат клиенту.
Кроме оплаты специалистов, нужно обслуживать внедренные IT-решения и справочные системы, а также повышать квалификацию специалистов. Исходя из всех этих факторов, мы и говорим о том, что качественный аутсорсинг не может быть дешевым.
Реклама LjN8K7oPK