Ваш бизнес без бумаги: как оптимизировать документооборот с клиентами-физлицами?

Для оптимизации документооборота многие компании начинают пользоваться новыми электронными сервисами. Один из них — F.Doc*. Директор сервиса Безбумажный офис F.Doc Михаил Легченко рассказал, как бизнес может усовершенствовать процесс подписания документов в электронном виде с клиентами-физлицами. 

Михаил, правильно ли понимаю, что через Безбумажный офис F.Doc компании могут подписывать электронные документы именно с физическими лицами? 

— Да, F.Doc — это сервис, который позволяет компаниям оформлять документы в электронном виде именно с клиентами-физлицами. Если говорить об электронном документообороте в принципе, то рынок отношений «компания-физлицо» находится сейчас на стадии становления. И мы осознанно работаем в этом сегменте. По нашим оценкам, на сегодняшний день F.Doc воспользовалось около 200 000 физических лиц. Есть уже человек, который подписал документы через наш сервис в 10 разных компаниях, и это не я (улыбается — прим. ред.).

Как происходит подписание документов в электронном виде через ваш сервис?

— F.Doc имеет максимально простой клиентский сценарий. Ни компании, ни ее клиентам не требуется скачивать дополнительные приложения или устанавливать программы. Физлицу вообще нужен только смартфон с доступом в интернет. Платить за факт подписания электронного документа с компанией физлицу не нужно, так как использование сервиса для него бесплатно.

Условно — три простых шага. На первом этапе сотрудник компании готовит необходимый для подписания документ и загружает его в наш сервис. На втором F.Doc отправляет клиенту СМС со ссылкой на документы. И третий шаг: клиент получает сообщение, переходит по ссылке, вводит проверочный код из СМС, читает документ и подписывает его нажатием одной кнопки в смартфоне.

Ваш клиент в момент подписания может находиться где угодно. Ему не требуется ехать к вам в офис для оформления документов. Он может быть на работе, у себя дома, даже стоять в очереди в магазине в другом городе. Такой удаленный формат подписания в режиме онлайн востребован во многих сферах бизнеса: недвижимость, автобизнес, туризм и др.

С каким бизнесом работает F.Doc?

— У нас есть успешные кейсы с ретейлом, автосервисами, агентствами недвижимости, турфирмами, в сфере частного образования и в других областях бизнеса. Мы предлагаем решения под конкретные сегменты рынка. Как уже говорил, удаленное подписание документов в электронном виде востребовано у агентств недвижимости, которые часто сталкиваются с запросом от иногородних клиентов на подбор вариантов аренды.

Или, например, — еще ситуация. Представим семью: родители живут в одном городе, а ребенок уехал учиться в институте в другой. Мама с папой решили улучшить жилищные условия и продать квартиру, в которой прописаны все трое. Для того чтобы подписать предварительный договор купли-продажи, ребенку придется ехать домой, а потом приезжать еще раз — на сделку, если она намечена через пару месяцев, например.

Если говорить о турфирмах, то у них при оформлении тура, особенно если речь идет о детском отдыхе, клиенты просят договор. Сейчас практика такова, что зачастую документ отправляют на электронную почту или в мессенджер, просят клиента распечатать, подписать и отправить скан. Это как минимум затратно по времени, и, откровенно говоря, вызывает вопросы относительно юридического статуса таких документов.

Ретейлу интересны наши программы безбумажной лояльности, которые подразумевают подключение нового клиента к системе без кипы бумажных анкет и ожидания в очередях. Собственно, тоже три шага — и новый покупатель добавлен в программу лояльности ретейлера.

Документы, подписанные через F.Doc, равнозначны бумажным?

— Для подписания документов F.Doc использует простую электронную подпись, или сокращенно — ПЭП. Она имеет юридическую силу и соответствует требованиям Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Чтобы начать обмениваться с клиентом электронными документами, компании необходимо подписать с ним соглашение об электронном документообороте и получить от клиента согласие на обработку персональных данных. Подписание соглашения — обязательное условие для признания документов, подписанных в электронном виде, равнозначными документам на бумажном носителе. Оформить и подписать соглашение об электронном документообороте и согласие на обработку персональных данных можно как на бумаге, так и онлайн.

Какие документы в электронном виде можно подписывать с помощью F.Doc?

— Большинство распространенных документов — договоры, акты, заявления, справки. В том числе те, которые подписывают в конкретных отраслях бизнеса: в недвижимости это, например, договор страхования, предварительный договор купли-продажи, договор аренды, в автобизнесе — заказ-наряды, акты выполненных работ, согласование ремонта и запасных частей и др.

Как Безбумажный офис F.Doc может помочь бизнесу?

— В первую очередь F.Doc позволяет оптимизировать бизнес-процессы компании, которые связаны с оформлением документов с клиентами-физлицами. Использование нашего сервиса ускоряет процесс оформления и подписания документов, снижает затраты на их печать, логистику и хранение, а также минимизирует риски потери. Все подписанные документы хранятся в защищенном архиве и доступны компании и клиенту.

Как компания может подключиться к вашему сервису?

— Оставьте заявку на сайте. С вами свяжется менеджер и ответит на все интересующие вас вопросы.

У компании есть несколько вариантов работы с сервисом. Она может подписывать документы в электронном виде через личный кабинет, используя веб-интерфейс с логин-паролем. F.Doc также интегрирован с популярными учетными системами, в том числе отраслевыми (автобизнес, сфера недвижимости и другие). Мы также можем провести интеграцию безбумажного офиса с корпоративными учетными системами компании. Выбирайте наиболее удобный для себя вариант.

*эф.док

Реклама. Рекламодатель, правообладатель ЗАО «ЦЦС», адрес: 630055, г. Новосибирск, ул. Мусы Джалиля, д. 11, кабинет 309, ОГРН 1025403189602 услуга предоставляется в соответствии с Правилами использования Программы для ЭВМ «Безбумажный офис F.Doc», текст представлен на сайте fdoc.ru 6+