Электронный документооборот: виртуальный подход – реальная экономия

Электронный документооборот сегодня – неотъемлемая часть ведения бизнеса. В век информационных технологий архивы бумажных документов уступают свое место цифровым хранилищам. В Европе документооборот  коммерческих структур и госучреждений давно переведен в виртуальное пространство. Теперь эта инновационная технология получает все большее распространение в нашей стране.  

В настоящее время уже появились отдельные площадки для онлайн-коммуникаций бизнеса с налоговыми органами и другими госструктурами. Но есть и комплексные системы, позволяющие предприятиям обмениваться документами со всеми сразу – вплоть до своих контрагентов, которым можно выставить счет в электронном виде. Одним из первых такую инновационную технологию предложил российским компаниям Сбербанк. Сервис называется e-invoicing, и с его помощью можно забыть о тратах на принтер, бумагу и курьеров.

Эта услуга дает клиентам возможность обмениваться между собой юридически значимыми первичными документами, необходимыми для взаимодействия с контрагентами (счета, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.), передавать необходимые сведения самому банку, а также направлять отчетность в государственные органы в электронном виде. И все это без отправки бумажных носителей и с сохранением юридической значимости.

Универсальная система

Достоинств у электронного документооборота много, в числе самых важных можно назвать высокую скорость получения документации и уменьшение затрат на хранение и доставку документов. Также предпринимателей, которые уже используют e-invoicing, привлекает уменьшение количества ошибок и трудоемкости в процессе их исправления за счет сокращения ручного труда и интеграции с бухгалтерскими программами (1С, «Парус» и другие). Что немаловажно, документы, хранящиеся в системе, невозможно утратить, при этом сохраняется их полная конфиденциальность.

В виртуальном пространстве руководителям предприятий и главным бухгалтерам предоставлен весь спектр услуг по электронной подписи – от классического варианта электронного ключа (токена-«флешки») до современной «облачной» версии подписи.

Подключиться к такому каналу связи очень просто. Необходимо только обратиться в офис Сбербанка, а все дальнейшие действия помогут выполнить квалифицированные менеджеры, которые проконсультируют клиента по любым вопросам работы в системе. Тем, кто уже является пользователям системы дистанционного обслуживания «Сбербанк Бизнес Онлайн», активировать e-invoicing еще легче – достаточно лишь заполнить заявление на получение сертификата электронной цифровой подписи.

Прощай, бумага

Сервис e-invoicing предоставляется Сбербанком по двум разным тарифам. Первый, «Основной», бесплатен в случае, если клиент обменивается документами только с банком и его дочерними структурами. За дополнительную плату 295 рублей в месяц можно получить доступ к дополнительным опциям и перевести в электронный вид взаимодействие со своими контрагентами и контролирующими органами. Цена весьма символическая в сравнении с издержками на бумажные носители, канцелярию и курьерские службы. Ведь стоимость процессинга одного бумажного документа при учете всех прямых и косвенных затрат составляет 30-120 рублей.

Есть и другие важные причины для использования услуги e-invoicing: оперативные ответы на запросы заказчиков, быстрое и качественное принятие решений, широкие возможности контроля со стороны руководства и соответствие документооборота существующим правилам. В результате повышается продуктивность работы всей компании, а не только сотрудников напрямую связанных с документацией и договорной деятельностью.

Именно поэтому в сегодняшних условиях, когда компании нацелены на максимальное сокращение издержек и эффективность, электронный документооборот – необходимый инструмент для повышения продуктивности вашего бизнеса.

Справка:E-invoicing (от англ. «invoicing» - документооборот) – универсальная система электронного документооборота Сбербанка, доступная юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, являющимся пользователями системы «Сбербанк Бизнес Онлайн». «Сбербанк Бизнес Онлайн» – система дистанционного банковского обслуживания для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, позволяющая клиентам банка получать через интернет широкий спектр банковских услуг. Подробную информацию об условиях и перечне необходимых документов для подключения к услуге E-invoicing, а также к системе «Сбербанк Бизнес Онлайн» можно получить в отделениях банка, обслуживающих юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, по телефону контактного центра (8-800-555-55-50) или на сайте sberbank.ru.

ПАО Сбербанк. Генеральная лицензия Банка России № 1481 от 11.08.2015.