Есть лишь три причины опозданий проектов. Глеб Тертычный об оптимизации бизнес-процессов

«ТОС – это лайфхак, позволяющий отказаться от ограничений»

Зачастую проблема организации рабочих процессов кроется не в безалаберности сотрудников, а в недостаточной продуманности организации рабочих процессов, а также ограничениях, с которыми сталкиваются сотрудники. Для того, чтобы выявить те самые ограничения и заставить их работать на компанию, ещё в 80-х годах XX века Элияху Голдраттом была создана концепция «Теории Ограничений» (TOC — Theory of Constraints) – одна из наиболее эффективных методологий управления любой системой в любом виде деятельности, базирующаяся на поиске и управлении ключевым ограничением системы, которое предопределяет успех и эффективность всей системы в целом. Подход данной концепции базируется на использовании ограничений в качестве вектора дальнейшего развития, и включает в себя 5 направляющих шагов:

1. Найти ограничение системы

2. Решить, как максимально использовать ограничение системы

3. Подчинить всю систему этому ограничению

4. Расширить (расшить) ограничение

5. Вернуться к шагу 1, но не позволить инерции привести к возникновению ограничений системы

«Если вы приняли определенную стратегию поведения – донесите это до сотрудников, иначе они её саботируют».

При выборе дальнейшего пути развития компании необходимо о каждом своём решении рассказывать собственным работникам, поскольку их могут напугать изменения в политике компании.   

«Была однажды довольно интересная ситуация, - рассказывает Глеб Тертычный, - на одном из заводов по производству вагонов, куда нас пригласили на консультацию, решили провести оптимизацию производства. Путем внедрения системы ТОС было выявлено ограничение – невостребованность одного из цехов. Они просто делали больше вагонов, чем требовалось. После этого было принято решение приостановить работу цеха в четверг и пятницу. Но работники всё равно продолжали делать вагоны, боясь, что их могут уволить из-за отсутствия работы. Вот именно поэтому крайне важно сразу доносить свою позицию до работников, ведь они могут подумать, что вы хотите от них просто избавиться».

««Караван» – самая частая причина срыва сроков».

Одной оптимизации бизнес-процессов мало, ведь необходимо следить за исполнением проектных сроков вашей компании. Но очень часто происходит такая ситуация, что по непонятным для вас причинам эти сроки нарушаются. Как правило, в качестве оправдания звучат самые разные причины: недостаток данных от клиента, задержка сроков или несогласованность действий от подрядчика, и многие другие. Но сколько причин срывов на самом деле? Глеб Тертычный считает, что настоящих причин всего три.

Глеб Тертычный:

Настоящих причин для опозданий сроков проектов всего три: 1 – «студенческий синдром»; 2 – «Кто громче крикнет»; 3 – «Караван».

«Причина студенческого синдрома кроется в том, что ваши сотрудники, при долгосрочном планировании, откладывают выполнение задач на самый последний срок. Вот пример: если вам сказать, что у вас через 2 месяца экзамен по английскому языку, и необходимо выучить 60 слов, вы ведь не будете учить по одному слову в день. Вы будете откладывать это до того момента, пока до экзамена не останется всего пара дней – вы выучите лишь часть слов, сдадите экзамен на «три», и будете довольны, что вам не пришлось учить оставшуюся часть, а потом и вовсе всё забудете. Вот то же самое происходит и с проектами».

«Причина «Кто громче крикнет» кроется в споре о датах сроков. Если заказчик ставит перед вами нереальные сроки – скажите ему об этом сразу же! Говорите ему то время, за которое вы действительно сможете выполнить заказ, ведь соблюдение договоренностей означает вашу честность и подтвердит вашу репутацию».

«Третья причина встречается чаще всего – это «Караван». К примеру, перед сотрудниками компании стоят 3 задачи. На выполнение первой задачи тратится 3 дня, второй – неделя, третьей – 4 дня. Вместо того, чтобы приложить больше усилий для выполнения второй задачи, поскольку именно она занимает больше времени, сотрудники ускоряют выполнение первой и третьей задачи. У вас складывается впечатление, что сотрудники работают продуктивно, но на общее время выполнения задачи это никак не влияет. Поэтому никогда не тратьте дополнительных ресурсов на выполнение не самой длинной задачи».

 

«С ТОС предприниматель увереннее и спокойнее в своём выборе».

Важную роль в бизнесе играет уверенность в собственных решениях и будущем своей компании. Безусловно, нельзя до конца быть уверенным в этом, но система ТОС позволяет построить обоснованную цепь событий, которые могут привести к положительному результату.  

Глеб Тертычный:

Для предпринимателя есть 2 существенных пользы: у него есть обоснованное решение почему он выбирает тот или иной путь развития. Вторая польза – с помощью ТОС он может убедительно обосновывать окружающим то, что он делает всё правильно. В его случае есть пошаговое обоснование своих действий и то, к чему приведут эти действия.»

Не смотря на всю универсальность применения системы ТОС в бизнесе, система будет не везде одинаково эффективна. «В первую очередь, система будет полезна для тех, кто делает что-то новое. Если вы запускаете регулярно новые проекты, новые продукты, выходите на новые рынки, то ТОС подходит идеально. Но если вы делаете одно и то же, то вам больше подойдёт Лин-менеджмент, поскольку там правильно выстроенные процессы важнее, чем умение сделать что-то новое».

Своим мнением по поводу внедрения системы ТОС в бизнес поделился руководитель красноярского бизнес-акселератора «300 стартапов», бизнес-ангел Андрей Шевелёв:

ТОС будет полезен всем, у кого есть ежедневная задача приема решений, поскольку ТОС дает глубинное понимание, что необходимо сделать «Здесь и сейчас», и к какому результату это приведёт. ТОС подходит для тех, у кого есть оцифрованная задача: по прибыли, выручке, количеству продаж. ТОС позволяет понять «узкое» место компании, где происходит наибольшая просадка, после чего находятся не общие, абстрактные решения, а действительно необходимые, направленные на расширение этого «узкого» места или подчинения системы этому месту. К примеру, в ритэйловом бизнесе базовое ограничение системы – это проходимость одной точки. Для увеличения продаж я должен максимально озадачиться тем, чтобы те люди, которые заходят в магазин, выходили с покупкой. Конверсия – это основной драйвер роста, исходя из теории ТОС. Благодаря теории ТОС каждый бизнесмен может абстрагироваться от масштабных вопросов и сконцентрироваться на менее глобальных, на тех, которые действительно приведут к положительному результату».