Глеб Архангельский: «Тайм-менеджмент позволяет выделить время на главное в жизни»
досье Глеб Архангельский Бизнес-тренер, ведущий в России консультант в области тайм-менеджмента. Директор консалтинговой компании «Организация времени». Образование: Закончил факультет приклад
Глеб Архангельский — самый известный в России консультант в области тайм-менеджмента. Его система основана на простой идее: время — единственный ресурс, который, в отличие от денег, никак нельзя восполнить. Если у вас украли деньги, вы их можете заработать. Если пропало время, то это безвозвратно.
Любой ресурс в бизнесе ограничен, и время — прежде всего. Человеку средних лет до конца жизни остается приблизительно 300 тыс. часов. А если так, зачем тратить время впустую? Разумнее потратить его на самое главное в жизни и в работе. Поэтому, уверен Глеб Архангельский, несмотря ни на какие внешние помехи, временем нужно управлять — правильно его организовывать.
В чем суть разработанной вами технологии управления временем?
— Можно выделить несколько блоков. Они воплощаются в личной практике менеджера, в практике командной и корпоративной. Первый блок — хронометраж. Это попытка понять реальную картину происходящего со временем: отслеживание, мониторинг, анализ. Второй — целеполагание. Это самая важная вещь, так как ее цель — смысл. Третий — гибкое планирование времени. Четвертый — самомотивация, которая помогает решать неприятные, муторные, рутинные задачи, хвалить себя или ругать, в зависимости от важности этих задач.
Командный ТМ регулирует взаимодействия «по горизонтали». Именно вопросы взаимоотношений сотрудников, согласования индивидуальных целей, планов и приоритетов в условиях неизбежных функциональных и личностных конфликтов требуют корпоративного централизованного регулирования. Корпоративный ТМ-стандарт регулирует отношения «по вертикали», причем как от начальника к подчиненному, так и в обратную сторону.
А если ближе к жизни: как менеджер должен организовать свое время, чтобы его работа была максимально эффективной?
— Возьмем топ-менеджера. Его помощником может стать диктофон. Все мысли, поручения, возникающие в голове, руководитель может в любое время записать и сохранить. При этом не нужно собирать совещания. Просто секретарю дается специальная форма для внесения, систематизации диктофонных записей, по которой потом легко контролировать исполнение, например, поручений. Руководитель разгружает голову от постоянного контроля. И это простейшая рабочая вещь. Правда, для этого еще нужно эффективно «отстроить» секретариат и систему контроля поручений.
Эффективность ТМ менеджера среднего звена начинается с грамотного планирования рабочего дня, недели. Инструмент — простой еженедельник или компьютерная программа. Например, в компании «Русский стандарт» секретариат топ-менеджера каждый день готовит отчет, в который входят встречи на завтра, телефонные звонки, приоритетные задачи и т. д. Его изготовление занимает примерно полтора часа. В Microsoft Outlook настраиваются несколько специальных представлений. Таким образом, для руководителя его день становится наглядным, удобным, сгруппированным, понятным.
Результативность ТМ в среднем менеджерском звене может продемонстрировать пример компании «Вимм-Билль-Дан». Когда менеджеры были у меня на пост-тренинге, они говорили, что, освоив средства самомотивации, перестали бояться, разбили рабочий день на кусочки и интервалы. В результате сдвинулись «тяжелые» проекты. У многих на момент тренинга готовность проекта была 10%. Через месяц, на момент пост-тренинга — 90%.
Сколько времени можно сэкономить при помощи ТМ?
— От двух часов в день. Меньше — просто неприлично. Был такой случай в московской компании. Руководитель — ударник капиталистического труда, МВА, 2 иностранных языка, спорт, вся жизнь выстроена. Мы решили провести хронометраж. Обнаружили около 2 часов резервного времени в день. И это только за счет мелких внешних «проливаний» — когда вас дергают, вы отвлекаетесь на 30 секунд. И всякий раз вам нужно переключиться, вдуматься — в итоге времени уходит много. Это я привел в пример суперструктурированного руководителя, а когда менеджер менее организован, можно обнаружить еще больший резерв.
На что лучше потратить эти два часа?
— Да на что хотите! Можете уйти с работы пораньше, можете заняться обучением. Мне один из знакомых руководителей сказал: «Чем отличаются бедные люди от богатых? У бедного человека время — это пассив, он не знает, как сделать деньги из двух свободных часов. У богатого человека его время в активе. Если остается два часа, их можно потратить так, чтобы извлечь прибыль». Потратьте свободное время на иностранный язык, например. Или на отдых.
На что чаще всего не хватает времени отечественным бизнесменам?
— Обычно на важные несрочные задачи (см. классификацию задач на стр. 33). Это все, что «не горит», но важно. Все, что связано со стратегией развития бизнеса, с перспективными клиентами, с развитием системы управления, с мотивацией персонала. Как ни странно, на стратегию времени всегда не хватает. Все «съедает текучка» — то, что «горит».
«Текучку» нужно делегировать?
— Да, либо делегировать, либо отфильтровывать. Попробуйте отследить, с какой частотой у вас проверяется электронная почта. Обычно прием в Microsoft Outlook настроен по умолчанию раз в три-пять минут. Письмо пришло, конвертик загорелся — нормальный менеджер-параноик тут же, естественно, спешит узнать, что там. Эти мелкие отвлечения «сжирают» огромное количество времени в течение дня. Настройте выемку раз в час. Вы за этот час успеете сосредоточиться на чем-то важном.
Если «сгрузить» текучку на подчиненных, эффекта не будет — что-то потеряется, что-то не выполнится. Лучше строить учетную табличку, по которой можно делать обзор делегированных задач, чтобы их контролировать, — так вы ничего не упустите.
Делегирование полномочий — по-прежнему одна из ключевых проблем российского бизнеса. До сих пор многие руководители предпочитают все делать сами. Может ли ТМ повлиять на управленческую систему компании в целом?
— Бизнес-процессы — это то, что приходит сверху, то, что глобально, ни одна компания без них не может сейчас управляться. Сегодня дождь, завтра снег, послезавтра — внедрение ERP-системы Внутри этой пирамиды бизнес-процессов человеку нужно себя как-то вести. Степень его самоорганизации тесно связана с форматом этой пирамиды — сильно она структурирована или слабо, сколько степеней свободы у менеджера.
ТМ дает ресурс либо для уменьшения управленческого аппарата, либо для увеличения объема задач, выполняемых каждым менеджером. Во втором случае нужна внятная система личного планирования. Если сотрудник просто говорит «я не успеваю» — это голословно. Благодаря внедрению личного хронометража система работы подчиненного становится прозрачной. Можно понять: здесь он перегружен, а тут недогружен — и эффективно перераспределить нагрузку.
Вот пример из практики РАО ЕЭС. Там есть заместитель руководителя департамента, ему нужно отслеживать процессы исполнения договоров. Это его актуальная задача. У каждого подчиненного ему исполнителя свои задачи по согласованию договоров с подрядчиками. Процесс согласования длинный, причем договоров одновременно может быть штук 20, плюс несколько десятков заключенных договоров, которые необходимо исполнять. В процессе постановки ТМ для такого зама настраиваются способы определения задач для исполнителей, уточняются виды отчетности по договорам. В итоге зам видит, на какой стадии находится каждый договор, сколько времени проходит от момента постановки задачи до момента согласования договора.
Когда эта система заработала, зам резюмировал: у меня сейчас 15 человек, если они недостаточно владеют ТМ, то могут контролировать 100 субподрядчиков, если владеют — 200. В последнем случае я могу нанять не одного большого ленивого подрядчика, а много мелких и проворных, которые сделают дешевле и быстрее. Это как если у вас есть 10 стройбатовцев, которые просто умеют копать лопатой и немного стрелять из автомата, и есть 10 спецназовцев, каждый из которых — машина для убийства.
Каждый берет от ТМ самое важное
Спрос на консалтинг в области ТМ в регионах пока незначителен. Эксперты утверждают, что для повышения эффективности ТМ в практике бизнеса консультанты должны предлагать клиентам пост-тренинговое сопровождение. Кроме того, в бизнес-среде уже созрело убеждение, что безоговорочно принимать всю систему ТМ — заведомо ложный путь. Не все технологии тайм-менеджмента универсальны. ТМ требует «индивидуальной настройки», в противном случае управленцу грозит опасность зря потратить время.
Нарисуйте портрет управленца, который имеет право сказать: я работаю по ТМ-системе.
— Такой руководитель внятно планирует день по технологии гибких и жестких задач, расставляет приоритеты — начинает с главного, а не с легкого. Грамотно переключается в течение рабочего дня. У него грамотно организованный рабочий стол — это не значит, идеально чистый, а имеющий определенные сигнальные области (входящие и исходящие системы). У этого человека не больше 15 сообщений во входящих, на которые надо ответить оперативно, остальные — в архиве. У него есть планировщик. Это может быть Outlook, диктофон, грамотно организованный бумажный ежедневник, смартфон. Он не опаздывает на встречи. Если ему звонит подчиненный, то он не только отвечает на его вопрос, а открывает в Microsoft Outlook файл этого человека, видит все возложенные на него задачи и задает ему встречные вопросы.
Сколько времени уходит у менеджера на внедрение системы организации времени?
— На начальном этапе — 2-3 недели по 15-30 минут в день. Дальше планирование рабочего дня занимает 3-5 минут, в течение дня нужно несколько раз заглянуть в планировщик и внести коррективы.
В систему ТМ входит отдых?
— Раз в час перерыв на 5 минут с максимальным переключением. Это не значит — «ползать в сети по нерабочим сайтам». Это значит — выйти в коридор, на балкон, полюбоваться природой. Переключение дает прирост эффективности, то есть энергию.
У меня есть понятие «творческая лень». Нужно иногда сознательно принимать решение: хочу лениться — и буду это делать. Без колебаний и угрызений совести. Перед «творческой ленью» лучше загружать мозг информацией по важной для вас творческой проблеме. Но не думать о проблеме во время самой лени!
Система претерпевает какие-то изменения применительно к конкретному человеку или компании?
— Индивидуальный «пошив» — это самое главное! Дело в том, что планирование времени — интимная тема. «Препарировать» приходится личный рабочий стиль, а его всегда непросто менять, он должен быть максимально органичен. Если компания проектная, будет более гибкое планирование, если больше функциональная — более жесткое. Система ТМ «затачивается» под человека или под компании. Каждый очередной вариант определяется особенностями корпоративной культуры. Что-то придумывают сами клиенты, что-то отпадает. Например, проводя тренинг для аудиторов, мы убираем оттуда блок по организации рабочего стола — его же у них просто не бывает.
Иногда компании привносят в систему что-то новое. Например, один банк в конце каждого заседания отводит 15 минут на ТМ. То есть в конце совещания топ-менеджер открывает органайзер и говорит: «Мы завершили текущие вопросы, давайте обсудим, как идет внедрение ТМ. Вчера прошел такой-то учебный день, я внедрил такую-то технологию, мне это понравилось. У кого какие успехи?» И дальше идет свободное обсуждение. Очень мотивирующая форма.
Когда ТМ не работает?
— Есть несколько типичных ситуаций. Например, руководитель всех собрал на семинар в выходной, а сам не пришел. Мотивации у людей никакой, подготовки никакой, руководитель личный пример не показывает. Что, кроме отторжения, может тут возникнуть? В одной компании при помощи ТМ решили избавиться от системного бардака. Мы объяснили, что ТМ может повысить личную эффективность, но если в компании в целом бардак, организация времени не поможет.
Творчество и самодисциплина совместимы
К классическому тайм-менеджменту отечественные бизнесмены предъявляют множество претензий: дескать, это слишком «прямая» система, которая сама по себе «съедает» много времени, глушит творческое начало в человеке. Некоторые психологи считают, что система обязательных действий, сформированная в виде плана, слишком сложна, непонятна и непривычна для нашего человека.
Но, по словам Глеба Архангельского, постепенно предубеждение к ТМ проходит: в Москве спрос на ТМ уже стал перемещаться из сферы личной самоорганизации в область больших корпоративных проектов для крупного и среднего бизнеса.
Есть мнение, что человек западной культуры действует моновекторно, то есть последовательно, пошагово, а русский — поливекторно, то есть выполняет сразу несколько разных действий
— Одно другому не мешает. Можно составить список приоритетов, а 40% дня оставить на непредвиденные дела. Пожалуйста, делайте многовекторную структуру контекстного планирования, гибкую систему рабочего дня. В работе менеджера многие задачи привязаны не ко времени, а к «кайросу» (с греч. — «удобный момент»). При гибком планировании менеджер должен в течение дня ловить «кайросы». Например, встретив в коридоре генерального директора, можно быстро решить вопрос, на который ушло бы несколько месяцев. Можно выделить «кайросы» мест. Например, вы можете многие вопросы решить, оказавшись в региональном филиале или на совещании. Если у вас есть список таких «кайросов», привязанных к конкретным людям и местам, и вы его регулярно просматриваете, то когда возникает удачный момент для решения задачи, вы его точно «поймаете». Мы эту методику называем «контекстное планирование».
А что русские якобы не воспринимают самодисциплину — это самозомбирование. Это поиск отмазок. Мол, мы такие восточные, креативные Да все креативные! Американцы, что ли, не креативные? Почему тогда они первые, а мы 125-е? Самоорганизация необходима любому бизнесу в любой стране, другое дело, что ее не стоит доводить до маразма. Контекстное планирование изначально более гибкое, ориентированное на изменения обстановки. Оно дает возможность учесть неожиданности. Детально разработана система самомотивации, так как отечественному национальному характеру особенно сложно преодолевать себя и приниматься за неприятные, но необходимые задачи.
Западный вариант ТМ не так уж нам чужд. У нас в стране он с предубеждением воспринимается как весьма жесткий, потому что на русский язык переводились до сих пор в основном старые книжки по ТМ — 70-х годов. Классические пособия по тайм-менеджменту не содержат информацию о том, как оптимально «встроить» предлагаемые методы в систему управления фирмой. Сейчас на Западе создают ТМ уже и для неуправляемых людей, где также предусмотрено гибкое планирование, учет рисков. Просто до нас все доходит поздно.
Вы проверили эффективность ТМ на себе?
— Давайте посмотрим. Мне меньше 30 лет. Когда люди меня на семинарах видят, удивляются, потому что ожидали встретить человека зрелых лет, как минимум, доктора наук. Я успел написать две книги, защитить диссертацию, создать свой бизнес. При этом каждый день — бассейн, минимум час на чтение художественной литературы. Плюс время на личную жизнь. К своим годам я успел многого достичь — это лучшее доказательство того, что система работает.
Вот как организован мой обычный рабочий день. Если это тренинг, в него входит 8 часов занятий, вечером — переговоры или презентация, потом релакс. Если нет тренинга, то обычный офисный день: работа над проектами, встреча с клиентами — 6-7 часов плотной насыщенной работы, столько же на бизнес-рутину, не требующую сверхконцентрации — почту, документы и др.
В месяц у меня 6-8 выходных, я их устраиваю, когда хочу. Когда понимаю, что все надоело, говорю: у меня все процессы отстроены, я могу себе позволить пропасть на день-два. Люблю уезжать под Москву, в Сергиев-Посад — там русская природа, снег, баня. Вот недавно летал на семинар в Алма-Ату — успел уехать на пару дней в горы.
То есть не вся жизнь по плану?
— ТМ не превращает в робота — это лишь стереотип. Философия ТМ в следующем: мы не можем быть свободны во всем, и если хотим получить свободу в чем-то одном, то должны ее ограничить в чем-то другом. Великий пианист, желая обрести свободу играть великие произведения так, чтобы зал рыдал, должен по несколько часов в день практиковаться, учить ноты. Если я хочу получить свободу в любой момент иметь возможность бросить свой бизнес-процесс и поехать в горы, то я сначала должен напрячься и отстроить этот бизнес-процесс. ТМ позволяет освобождать время на то, что ты хочешь. Это не конвейер, это инструмент постановки жизненных целей и затрат времени на них, а не на что-то еще. ТМ — это о том, как выделить время на то, что для вас главное в жизни.
досье
Глеб Архангельский
Бизнес-тренер, ведущий в России консультант в области тайм-менеджмента. Директор консалтинговой компании «Организация времени».
Образование: Закончил факультет прикладной математики СПб госуниверситета. Преподаватель Президентской программы в РЭА им. Плеханова.
Карьера: До ухода в консалтинг работал в ЗАО «АКБ «Банкирский дом» помощником председателя правления по вопросам стратегического планирования.
Публикации: Статьи в изданиях: «Ведомости», «Элитный персонал», «Компания», «Карьера», «Бизнес-журнал», «Управление персоналом» и др. Автор книги «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы» — СПб: Питер, 2003 (2-е изд. 2004).
Тайм-менеджмент (ТМ) исходит из того, что в информационном обществе время дороже и важнее денег. Жизненные циклы товаров измеряются месяцами, а иногда и неделями. В информационном обществе побеждает тот, кто вывел товар на рынок в срок, хотя бы и вдвое превысив бюджет проекта. Тот, кто уложился в бюджет, но опоздал на неделю, имеет все шансы обнаружить, что поезд уже ушел
Любой ресурс в бизнесе ограничен, и время — прежде всего. Человеку средних лет до конца жизни остается приблизительно 300 тыс. часов. А если так, зачем тратить время впустую? Разумнее потратить его на самое главное в жизни и в работе. Поэтому, уверен Глеб Архангельский, несмотря ни на какие внешние помехи, временем нужно управлять — правильно его организовывать.
В чем суть разработанной вами технологии управления временем?
— Можно выделить несколько блоков. Они воплощаются в личной практике менеджера, в практике командной и корпоративной. Первый блок — хронометраж. Это попытка понять реальную картину происходящего со временем: отслеживание, мониторинг, анализ. Второй — целеполагание. Это самая важная вещь, так как ее цель — смысл. Третий — гибкое планирование времени. Четвертый — самомотивация, которая помогает решать неприятные, муторные, рутинные задачи, хвалить себя или ругать, в зависимости от важности этих задач.
Командный ТМ регулирует взаимодействия «по горизонтали». Именно вопросы взаимоотношений сотрудников, согласования индивидуальных целей, планов и приоритетов в условиях неизбежных функциональных и личностных конфликтов требуют корпоративного централизованного регулирования. Корпоративный ТМ-стандарт регулирует отношения «по вертикали», причем как от начальника к подчиненному, так и в обратную сторону.
А если ближе к жизни: как менеджер должен организовать свое время, чтобы его работа была максимально эффективной?
— Возьмем топ-менеджера. Его помощником может стать диктофон. Все мысли, поручения, возникающие в голове, руководитель может в любое время записать и сохранить. При этом не нужно собирать совещания. Просто секретарю дается специальная форма для внесения, систематизации диктофонных записей, по которой потом легко контролировать исполнение, например, поручений. Руководитель разгружает голову от постоянного контроля. И это простейшая рабочая вещь. Правда, для этого еще нужно эффективно «отстроить» секретариат и систему контроля поручений.
Эффективность ТМ менеджера среднего звена начинается с грамотного планирования рабочего дня, недели. Инструмент — простой еженедельник или компьютерная программа. Например, в компании «Русский стандарт» секретариат топ-менеджера каждый день готовит отчет, в который входят встречи на завтра, телефонные звонки, приоритетные задачи и т. д. Его изготовление занимает примерно полтора часа. В Microsoft Outlook настраиваются несколько специальных представлений. Таким образом, для руководителя его день становится наглядным, удобным, сгруппированным, понятным.
Результативность ТМ в среднем менеджерском звене может продемонстрировать пример компании «Вимм-Билль-Дан». Когда менеджеры были у меня на пост-тренинге, они говорили, что, освоив средства самомотивации, перестали бояться, разбили рабочий день на кусочки и интервалы. В результате сдвинулись «тяжелые» проекты. У многих на момент тренинга готовность проекта была 10%. Через месяц, на момент пост-тренинга — 90%.
Сколько времени можно сэкономить при помощи ТМ?
— От двух часов в день. Меньше — просто неприлично. Был такой случай в московской компании. Руководитель — ударник капиталистического труда, МВА, 2 иностранных языка, спорт, вся жизнь выстроена. Мы решили провести хронометраж. Обнаружили около 2 часов резервного времени в день. И это только за счет мелких внешних «проливаний» — когда вас дергают, вы отвлекаетесь на 30 секунд. И всякий раз вам нужно переключиться, вдуматься — в итоге времени уходит много. Это я привел в пример суперструктурированного руководителя, а когда менеджер менее организован, можно обнаружить еще больший резерв.
На что лучше потратить эти два часа?
— Да на что хотите! Можете уйти с работы пораньше, можете заняться обучением. Мне один из знакомых руководителей сказал: «Чем отличаются бедные люди от богатых? У бедного человека время — это пассив, он не знает, как сделать деньги из двух свободных часов. У богатого человека его время в активе. Если остается два часа, их можно потратить так, чтобы извлечь прибыль». Потратьте свободное время на иностранный язык, например. Или на отдых.
На что чаще всего не хватает времени отечественным бизнесменам?
— Обычно на важные несрочные задачи (см. классификацию задач на стр. 33). Это все, что «не горит», но важно. Все, что связано со стратегией развития бизнеса, с перспективными клиентами, с развитием системы управления, с мотивацией персонала. Как ни странно, на стратегию времени всегда не хватает. Все «съедает текучка» — то, что «горит».
«Текучку» нужно делегировать?
— Да, либо делегировать, либо отфильтровывать. Попробуйте отследить, с какой частотой у вас проверяется электронная почта. Обычно прием в Microsoft Outlook настроен по умолчанию раз в три-пять минут. Письмо пришло, конвертик загорелся — нормальный менеджер-параноик тут же, естественно, спешит узнать, что там. Эти мелкие отвлечения «сжирают» огромное количество времени в течение дня. Настройте выемку раз в час. Вы за этот час успеете сосредоточиться на чем-то важном.
Если «сгрузить» текучку на подчиненных, эффекта не будет — что-то потеряется, что-то не выполнится. Лучше строить учетную табличку, по которой можно делать обзор делегированных задач, чтобы их контролировать, — так вы ничего не упустите.
Делегирование полномочий — по-прежнему одна из ключевых проблем российского бизнеса. До сих пор многие руководители предпочитают все делать сами. Может ли ТМ повлиять на управленческую систему компании в целом?
— Бизнес-процессы — это то, что приходит сверху, то, что глобально, ни одна компания без них не может сейчас управляться. Сегодня дождь, завтра снег, послезавтра — внедрение ERP-системы Внутри этой пирамиды бизнес-процессов человеку нужно себя как-то вести. Степень его самоорганизации тесно связана с форматом этой пирамиды — сильно она структурирована или слабо, сколько степеней свободы у менеджера.
ТМ дает ресурс либо для уменьшения управленческого аппарата, либо для увеличения объема задач, выполняемых каждым менеджером. Во втором случае нужна внятная система личного планирования. Если сотрудник просто говорит «я не успеваю» — это голословно. Благодаря внедрению личного хронометража система работы подчиненного становится прозрачной. Можно понять: здесь он перегружен, а тут недогружен — и эффективно перераспределить нагрузку.
Вот пример из практики РАО ЕЭС. Там есть заместитель руководителя департамента, ему нужно отслеживать процессы исполнения договоров. Это его актуальная задача. У каждого подчиненного ему исполнителя свои задачи по согласованию договоров с подрядчиками. Процесс согласования длинный, причем договоров одновременно может быть штук 20, плюс несколько десятков заключенных договоров, которые необходимо исполнять. В процессе постановки ТМ для такого зама настраиваются способы определения задач для исполнителей, уточняются виды отчетности по договорам. В итоге зам видит, на какой стадии находится каждый договор, сколько времени проходит от момента постановки задачи до момента согласования договора.
Когда эта система заработала, зам резюмировал: у меня сейчас 15 человек, если они недостаточно владеют ТМ, то могут контролировать 100 субподрядчиков, если владеют — 200. В последнем случае я могу нанять не одного большого ленивого подрядчика, а много мелких и проворных, которые сделают дешевле и быстрее. Это как если у вас есть 10 стройбатовцев, которые просто умеют копать лопатой и немного стрелять из автомата, и есть 10 спецназовцев, каждый из которых — машина для убийства.
Каждый берет от ТМ самое важное
Спрос на консалтинг в области ТМ в регионах пока незначителен. Эксперты утверждают, что для повышения эффективности ТМ в практике бизнеса консультанты должны предлагать клиентам пост-тренинговое сопровождение. Кроме того, в бизнес-среде уже созрело убеждение, что безоговорочно принимать всю систему ТМ — заведомо ложный путь. Не все технологии тайм-менеджмента универсальны. ТМ требует «индивидуальной настройки», в противном случае управленцу грозит опасность зря потратить время.
Нарисуйте портрет управленца, который имеет право сказать: я работаю по ТМ-системе.
— Такой руководитель внятно планирует день по технологии гибких и жестких задач, расставляет приоритеты — начинает с главного, а не с легкого. Грамотно переключается в течение рабочего дня. У него грамотно организованный рабочий стол — это не значит, идеально чистый, а имеющий определенные сигнальные области (входящие и исходящие системы). У этого человека не больше 15 сообщений во входящих, на которые надо ответить оперативно, остальные — в архиве. У него есть планировщик. Это может быть Outlook, диктофон, грамотно организованный бумажный ежедневник, смартфон. Он не опаздывает на встречи. Если ему звонит подчиненный, то он не только отвечает на его вопрос, а открывает в Microsoft Outlook файл этого человека, видит все возложенные на него задачи и задает ему встречные вопросы.
Сколько времени уходит у менеджера на внедрение системы организации времени?
— На начальном этапе — 2-3 недели по 15-30 минут в день. Дальше планирование рабочего дня занимает 3-5 минут, в течение дня нужно несколько раз заглянуть в планировщик и внести коррективы.
В систему ТМ входит отдых?
— Раз в час перерыв на 5 минут с максимальным переключением. Это не значит — «ползать в сети по нерабочим сайтам». Это значит — выйти в коридор, на балкон, полюбоваться природой. Переключение дает прирост эффективности, то есть энергию.
У меня есть понятие «творческая лень». Нужно иногда сознательно принимать решение: хочу лениться — и буду это делать. Без колебаний и угрызений совести. Перед «творческой ленью» лучше загружать мозг информацией по важной для вас творческой проблеме. Но не думать о проблеме во время самой лени!
Система претерпевает какие-то изменения применительно к конкретному человеку или компании?
— Индивидуальный «пошив» — это самое главное! Дело в том, что планирование времени — интимная тема. «Препарировать» приходится личный рабочий стиль, а его всегда непросто менять, он должен быть максимально органичен. Если компания проектная, будет более гибкое планирование, если больше функциональная — более жесткое. Система ТМ «затачивается» под человека или под компании. Каждый очередной вариант определяется особенностями корпоративной культуры. Что-то придумывают сами клиенты, что-то отпадает. Например, проводя тренинг для аудиторов, мы убираем оттуда блок по организации рабочего стола — его же у них просто не бывает.
Иногда компании привносят в систему что-то новое. Например, один банк в конце каждого заседания отводит 15 минут на ТМ. То есть в конце совещания топ-менеджер открывает органайзер и говорит: «Мы завершили текущие вопросы, давайте обсудим, как идет внедрение ТМ. Вчера прошел такой-то учебный день, я внедрил такую-то технологию, мне это понравилось. У кого какие успехи?» И дальше идет свободное обсуждение. Очень мотивирующая форма.
Когда ТМ не работает?
— Есть несколько типичных ситуаций. Например, руководитель всех собрал на семинар в выходной, а сам не пришел. Мотивации у людей никакой, подготовки никакой, руководитель личный пример не показывает. Что, кроме отторжения, может тут возникнуть? В одной компании при помощи ТМ решили избавиться от системного бардака. Мы объяснили, что ТМ может повысить личную эффективность, но если в компании в целом бардак, организация времени не поможет.
Творчество и самодисциплина совместимы
К классическому тайм-менеджменту отечественные бизнесмены предъявляют множество претензий: дескать, это слишком «прямая» система, которая сама по себе «съедает» много времени, глушит творческое начало в человеке. Некоторые психологи считают, что система обязательных действий, сформированная в виде плана, слишком сложна, непонятна и непривычна для нашего человека.
Но, по словам Глеба Архангельского, постепенно предубеждение к ТМ проходит: в Москве спрос на ТМ уже стал перемещаться из сферы личной самоорганизации в область больших корпоративных проектов для крупного и среднего бизнеса.
Есть мнение, что человек западной культуры действует моновекторно, то есть последовательно, пошагово, а русский — поливекторно, то есть выполняет сразу несколько разных действий
— Одно другому не мешает. Можно составить список приоритетов, а 40% дня оставить на непредвиденные дела. Пожалуйста, делайте многовекторную структуру контекстного планирования, гибкую систему рабочего дня. В работе менеджера многие задачи привязаны не ко времени, а к «кайросу» (с греч. — «удобный момент»). При гибком планировании менеджер должен в течение дня ловить «кайросы». Например, встретив в коридоре генерального директора, можно быстро решить вопрос, на который ушло бы несколько месяцев. Можно выделить «кайросы» мест. Например, вы можете многие вопросы решить, оказавшись в региональном филиале или на совещании. Если у вас есть список таких «кайросов», привязанных к конкретным людям и местам, и вы его регулярно просматриваете, то когда возникает удачный момент для решения задачи, вы его точно «поймаете». Мы эту методику называем «контекстное планирование».
А что русские якобы не воспринимают самодисциплину — это самозомбирование. Это поиск отмазок. Мол, мы такие восточные, креативные Да все креативные! Американцы, что ли, не креативные? Почему тогда они первые, а мы 125-е? Самоорганизация необходима любому бизнесу в любой стране, другое дело, что ее не стоит доводить до маразма. Контекстное планирование изначально более гибкое, ориентированное на изменения обстановки. Оно дает возможность учесть неожиданности. Детально разработана система самомотивации, так как отечественному национальному характеру особенно сложно преодолевать себя и приниматься за неприятные, но необходимые задачи.
Западный вариант ТМ не так уж нам чужд. У нас в стране он с предубеждением воспринимается как весьма жесткий, потому что на русский язык переводились до сих пор в основном старые книжки по ТМ — 70-х годов. Классические пособия по тайм-менеджменту не содержат информацию о том, как оптимально «встроить» предлагаемые методы в систему управления фирмой. Сейчас на Западе создают ТМ уже и для неуправляемых людей, где также предусмотрено гибкое планирование, учет рисков. Просто до нас все доходит поздно.
Вы проверили эффективность ТМ на себе?
— Давайте посмотрим. Мне меньше 30 лет. Когда люди меня на семинарах видят, удивляются, потому что ожидали встретить человека зрелых лет, как минимум, доктора наук. Я успел написать две книги, защитить диссертацию, создать свой бизнес. При этом каждый день — бассейн, минимум час на чтение художественной литературы. Плюс время на личную жизнь. К своим годам я успел многого достичь — это лучшее доказательство того, что система работает.
Вот как организован мой обычный рабочий день. Если это тренинг, в него входит 8 часов занятий, вечером — переговоры или презентация, потом релакс. Если нет тренинга, то обычный офисный день: работа над проектами, встреча с клиентами — 6-7 часов плотной насыщенной работы, столько же на бизнес-рутину, не требующую сверхконцентрации — почту, документы и др.
В месяц у меня 6-8 выходных, я их устраиваю, когда хочу. Когда понимаю, что все надоело, говорю: у меня все процессы отстроены, я могу себе позволить пропасть на день-два. Люблю уезжать под Москву, в Сергиев-Посад — там русская природа, снег, баня. Вот недавно летал на семинар в Алма-Ату — успел уехать на пару дней в горы.
То есть не вся жизнь по плану?
— ТМ не превращает в робота — это лишь стереотип. Философия ТМ в следующем: мы не можем быть свободны во всем, и если хотим получить свободу в чем-то одном, то должны ее ограничить в чем-то другом. Великий пианист, желая обрести свободу играть великие произведения так, чтобы зал рыдал, должен по несколько часов в день практиковаться, учить ноты. Если я хочу получить свободу в любой момент иметь возможность бросить свой бизнес-процесс и поехать в горы, то я сначала должен напрячься и отстроить этот бизнес-процесс. ТМ позволяет освобождать время на то, что ты хочешь. Это не конвейер, это инструмент постановки жизненных целей и затрат времени на них, а не на что-то еще. ТМ — это о том, как выделить время на то, что для вас главное в жизни.
Самое читаемое
Авиаперевозчик Red Wings уходит. Компания проведет ребрендинг и сменит название 
Крупная сеть бытовой техники закрывает магазины в России и ликвидирует бизнес 
Строительство развязки у концерна «Калина» может встать из-за долгов 
Крупнейший бизнес выплатит в мае–июле дивидендов на 2,2 трлн руб. Кому повезет? 
«Ашан» не собирается уходить из России