Финансы — это кровеносная система вашего бизнеса. Недостатки системы управления финансами отражаются на работе всей компании, и в первую очередь на достижении главного показателя — получения прибыли.
Марина Гусева (Гуляева), владелец и генеральный директор Сибирского офиса «ИНТАЛЕВ»:
Финансы — это кровеносная система вашего бизнеса. Недостатки системы управления финансами отражаются на работе всей компании, и в первую очередь на достижении главного показателя — получения прибыли. Какой должна быть эффективная система управления финансами? Она должна давать руководителю контроль над ситуацией и возможность быстрого принятия управленческих решений.
Итак, давайте проверим, насколько устойчив финансовый блок вашего бизнеса.
1. Есть ли в вашей компании система бюджетного планирования?
Другими словами, планируете ли вы свою деятельность? Бюджетное планирование — это инструмент, который позволяет снижать неопределенность, что чрезвычайно важно в сегодняшних условиях. Один из наших клиентов сформулировал это очень точно: «Бюджетирование — это обязательная вещь для того, чтобы не было хаоса».
Когда мы составляем несколько вариантов развития ситуации, готовим себе план А и план Б, бюджеты под них — мы защищены от внешних условий. В случае наступления экстренной ситуации мы не тратим время на неверные решения– мы уже готовы и идем работать дальше. Мы управляем ситуацией, а не она нами.
2. Кто в вашей компании отвечает за прибыль? Руководители подразделений управляют своими доходами и затратами?
Многие компании считают, что если у них внедрена система бюджетирования — значит, есть «необходимый минимум», система управления финансами отлажена. Однако в большинстве случаев бюджетирование — это только система бюджетного учета, а вовсе не бюджетного управления. В чем разница и как это проверить?
Прибыль — это итоговый результат деятельности всей компании. Чтобы управлять этим процессом, нужно использовать такой инструмент, как Финансовая структура (управление по Центрам финансовой ответственности). Если за прибыль в компании отвечает только директор или финансовый менеджер, вероятно, руководители подразделений до сих пор не вовлечены в управление финансами. Или вовлечены только номинально. А ведь именно они — своими действиями или бездействиями — влияют на величину расходов и доходов!
Именно это определяет Финансовая структура компании: ответственность через призму денег.
Делегирование и вовлечение сотрудников в достижение финансового результата — один из важнейших элементов управления финансами. Принцип, позволяющий управлять финансовым результатом компании.
3. К какому числу вы получаете управленческую отчетность о деятельности предприятия?
Очень короткий и простой вопрос, который, однако, скажет о вашей системе управления очень многое. О каком оперативном управлении в условиях внешней нестабильности может идти речь, если отчетность за предыдущий месяц доходит до вас только к 20 числу следующего?
4. Какие отчеты вы смотрите для того, чтобы понять, что происходит в вашей компании?
Если это только cash flow, то есть движение денежных средств, то вы, безусловно, правы, что контролируете это, но, к сожалению, вы ничего не знаете о том, как чувствует себя ваш бизнес. Если это еще и отчет о прибылях и убытках, БДР, то вы знаете уже гораздо больше. Но если вы не смотрите Управленческий Баланс, то не знаете актуального состояния и возможности банкротства завтра.
5. Знаете ли вы, почему прибыль в отчетах, которые вы получаете от экономистов, одна, а сумма денег на расчетном счете другая? Где вообще прибыль вашей компании?
Если вы не уверены, первый шаг — спросите у ваших экономистов.
Если и они не смогут объяснить или объяснения покажутся вам неубедительными — значит, нужно разбираться.
Ответ на этот вопрос лежит в плоскости тех самых трех обязательных управленческих отчетов: Отчет о прибылях и убытках, Отчет о движении денежных средств и Управленческий Баланс. (Именно Баланс показывает где ваша прибыль: «заморожена» в запасах, «зависла» в дебиторке и т. д.)
6. Наконец, есть ли в компании документ, в котором четко зафиксированы принципы и методы формирования отчетов или знания об этом только в голове у сотрудников?
Это контрольный вопрос про вашу Управленческую учетную политику. Даже если вы уверены, что она есть, но реально ее положения не регламентированы, значит, она есть только до того момента, когда сотрудник, знающий о ней, уйдет из компании.
Зависимость от человеческого фактора — это, к сожалению, слабое место многих бизнесов. Исправьте эту ошибку!
Отсутствие верных ответов на эти вопросы — сигнал о том, что система управления остается уязвимой и требует изменений, который помогут защитить ваш бизнес.