Директор макрорегиона «Сибирь» компании «Первый бит» Евгений Шустов о том, как перевести компанию полностью или частично на удаленную работу. Подборка действительно рабочих лайфхаков от эксперта.
Блоги DK.RU
Евгений Шустов, Директор макрорегиона «Сибирь» компании «Первый бит»
Меня уже пару недель друзья, знакомые, партнеры и клиенты «бомбардируют» довольно однотипными вопросами, на тему: «как полностью или частично перевести бизнес на работу без офиса?» Быстро и безболезненно, ну или хотя бы без фатальных потерь. Решил выдать простенькую инструкцию.
Оговорюсь сразу, что инструкция скорее подходит для средних и крупных компаний, оказывающих услуги как B2B, так и B2C. Традиционному бизнесу с производственными или логистическим активами подойдет только лишь частично.
Факт: Кстати, в России 42% работодателей готовы полностью перевести весь штат сотрудников на дистанционную работу, если коронавирусная инфекция COVID-19 начнёт угрожать их бизнесу. Об этом свидетельствуют результаты исследования аналитического центра «Битрикс24»
Давайте упростим сложное и разложим все «по полочкам»:
Информационные потоки и общение.
1. Сделайте нормальный корпоративный справочник e-mail адресов, телефонов и проч. казалось бы ну куда проще, ан нет много у кого до сих пор «распечатано и повешено на стенку». Или если есть в электронном виде нет своевременной актуализации и синхронизации;
2. Корпоративный портал и корпоративные почтовые рассылки, чаты по заранее настроенным правилам – контроль и общее информационное поле – наше всё;
3. Облачная телефония, с возможностью доступа через программный телефон. Настройте все правила и переадресации. Слушайте записи звонков, своевременно решайте вопросы с клиентами и давайте обратную связь сотрудникам;
4. Защищенные групповые видео встречи – тут спектр большой от ВКС до банального Skype для бизнеса. Как для общения с сотрудниками, так и с кандидатами;
5. Управление задачами и проектами – любые таск трекеры и сервисы для совместной работы;
6. CRM система в облаке + системы поддержки клиентов (любой простенький ITIL);
7. Обучение клиентов и сотрудников переводим максимально в режим вебинаров, используем любые из многочисленных сервисов, например, Mirapolis или Webinar.ru;
Доступ к ИТ системам и сервисам
8. Настройте доступ со сторонних устройств к ресурсам компании через VPN соединение;
9. Настройте хотя бы простенькое шифрование корпоративной переписки через любой PGP сервис;
Организуйте виртуальные рабочие места и обеспечьте терминальный доступ к ресурсам компании;
10. Организуйте доступ к ресурсам с помощью двухфакторной аутентификации или использованием электронных ключей;
11. Перенесите основные учетные системы и значимые сервисы в облако;
12. Обеспечить частое регулярное резервное копирование данных;
13. Переведите где это возможно на электронный документооборот с ЭЦП сотрудника или возможность сдавать «первичку» в виде сканов, с прописанными правилами сдачи твердых копий;