Сэкономить на командировках и повысить лояльность сотрудников за счет технологий: опыт S7

В крупных компаниях организация деловых поездок зачастую сопровождается высокими скрытыми издержками. Одна из причин — операционные затраты на администрирование каждой командировки. Как повысить эффективность бизнеса, выстроить структурированную систему учета и отчетности, при этом не потеряв лояльность сотрудников, «Деловому кварталу» рассказала Светлана Стихно, руководитель группы внедрения и развития департамента развития ИТ-сервисов управления «С7 групп»/S7 Group.

Эксперт отмечает: устаревшие подходы — например, бумажное делопроизводство и избыточный контроль — лишают компанию операционной гибкости и заставляют специалистов тратить интеллектуальный ресурс на рутинную работу.

Например, оформление одного отчета о расходах занимает в среднем около 20 минут, а для исправления ошибки в нем понадобится еще 18 минут (исследование Глобальной ассоциации деловых поездок — Прим. ред.). Кроме нерационального использования времени, деловой туризм зачастую сопровождается излишней бюрократией, что напрямую подрывает лояльность персонала.

Необходимость собирать чеки, сохранять скриншоты маршрутов и вручную вносить данные в системы учета портит эмоциональный фон и выбивает специалистов из рабочего ритма. Талантливые кадры воспринимают «бумажный» контроль как признак технологической отсталости и скрытого недоверия со стороны руководства. При этом для 37% соискателей наличие удобных цифровых инструментов для отчетности выступает ключевым условием при выборе работодателя», — отмечает Светлана Стихно.

На текущий момент решение проблемы видят в автоматизации тревел-политики. Так, специалисты S7 ежегодно совершают около 7 тыс. деловых поездок. Ранее каждый сотрудник тратил до 30 минут рабочего времени на отчетность по каждому перемещению. Чтобы оптимизировать процесс, компания начала стратегию цифровизации. Первым шагом стало внедрение сервиса Яндекс Go для бизнеса, чтобы автомтизировать заказ и оплату такси для персонала, а также упростить работу бухгалтерии. В разговоре с DK.RU Светлана Стихно акцентировала, на что обратить внимание, вступая на аналогичный путь. 

• Запускать изменения через «пилоты» — это поможет выявить проблемные точки перед масштабированием процесса на всю компанию
• Выбирать мультипродуктовые платформы — единый кабинет упрощает жизнь администраторам и делает проще онбординг в новую технологию
• Ставить информационную безопасность в приоритет — для крупных корпораций надежность партнера и защита персональных данных критически важны
• Легализовать цифровые процессы в документах — фиксация новых правил использования сервисов и лимитов в официальных регламентах снимет вопросы у налоговых органов и даст персоналу четкое понимание возможностей
• Принимать решения на основе живой аналитики — прозрачная отчетность помогает моментально замечать всплески трат и оперативно оптимизировать бюджет
• Выбирать решения, которые снизят административную нагрузку команды — так сотрудники смогут больше фокусироваться на профильных задачах и ключевых проектах, которые приносят прибыль компании
• Помнить про скорость — цифровые сервисы позволяют реагировать на срочные запросы без задержек и авралов

Цифровая трансформация деловых поездок сегодня — это уже не только вопрос удобства, а важный инструмент для поддержания конкурентоспособности компании. Рассматривайте это как стратегическую инвестицию: освобождая специалистов от заполнения квитанций и отчетов, вы возвращаете их к решению глобальных бизнес-задач. Прибыль от их основной деятельности многократно перекроет стоимость использования цифровых инструментов», — подчеркивает эксперт.

Еще один значимый аспект в нововведениях, связанных с деловым туризмом — стратегия общения с руководством. Со слов Светланы Стихно, аргументация должна строиться на стратегических целях компании, измеримом финансовом результате и операционной эффективности ИТ-решения. Чтобы предложенные улучшения были согласованы, эксперт советует такие шаги:

1. Предоставить расчеты — конвертировать время в денежный эквивалент средних зарплат специалистов и бухгалтерии для наглядной рентабельности
2. Минимизировать операционные риски — автоматизация гарантирует прозрачность для аудита и исключает человеческий фактор. Кроме того, возможность настройки лимитов блокирует нецелевые траты еще на этапе заказа и позволяет не выходить за рамки бюджета
3. Акцентировать внимание на укреплении бренда человеческих ресурсов в условиях дефицита кадров — снижение уровня «бюрократического стресса» становится мощным конкурентным преимуществом
4. Использовать тактику «быстрых побед» — подготовить краткие кейсы лидеров отрасли и начать с тестового периода для группы самых активных сотрудников

Сегодня готовность компании к масштабированию напрямую зависит от того, насколько быстро она избавится от операционной рутины — чекового балласта и ручного учета. Цифровизация этих процессов дает прямой экономический эффект: бизнес сохраняет деньги, которые раньше уходили на избыточное администрирование и оплату непрофильных задач», — резюмирует эксперт.

Читайте по теме:

Красноярский бизнес стал вторым в Сибири по инвестициям в интернет вещей

В компании МТС проанализировали востребованность российских ИТ-решений среди красноярского бизнеса и госсектора и рассказали, что пользуется большим спросом.

Николай Распопин: Мобильная связь и Hi-Tech становятся все доступнее Красноярском крае

Глава профильного министерства Красноярского края рассказал DK.RU об основных вехах цифрового развития региона в 2025.

Технологии ИИ внедрят в экономику Красноярского края до 2030

В регионе решили активно использовать возможности искусственного интеллекта в экономической и социальной сферах. Для этого разработают «дорожную карту» и затем начнут повсеместно внедрять нейросети.

Красноярский край в ТОП10 территорий по расходам на кибербезопасность: сколько потратили?

Динамика затрат на услуги и продукты такого профиля выросла на 75+ процентов за 2024. Рассказываем подробнее, как красноярские организации защищаются от киберугроз.