Елена Герасименко: При выборе компании на аутсорсинг определитесь с технологией работы

Елена Герасименко: При выборе компании на аутсорсинг определитесь с технологией работы
Иллюстрация: Коллаж ДК

Продолжаем разбираться с чек-листом по выбору надежного поставщика бухгалтерских услуг. Какие варианты удаленной работы предлагает аутсорсер и почему важно их обсудить перед заключением договора?

Елена Герасименко, директор ООО «БухгалТерра»

За три года с 2020 по 2023 количество бухгалтерских фирм выросло на 44%. Число организаций, которые находятся у них на обслуживании, за тот же период увеличилось на 24%. Это объясняется тем, что учет и отчетность становятся все сложнее.

Найти хороших специалистов в штат очень проблематично и аутсорсинговые компании компенсируют этот пробел. Аутсорсеры активно развивают новые подходы и технологии по оказанию качественных услуг, используя в своей деятельности различные инструменты контроля и обучения сотрудников.

Технологичность — один из основных факторов при выборе поставщика услуг по ведению учета.

При отсутствии каких-либо стандартов, аутсорсинг сейчас находится на стадии развития своих технологических процессов.  Конкуренция по наименьшей цене в аутсорсинге, потеряла свою актуальность. Оказывая услуги ниже себестоимости, аутсорсинговые компании столкнулись с большими проблемами, они стали неспособны оказывать качественно услуги из-за чего стали терять своего потребителя, что привело к новому витку развития в нашей отрасли. Негативное отношение к аутсорсингу подтолкнуло бухгалтерские компании к развитию производственных процессов.

Если перед вами стоит задача организации бухгалтерского учета на аутсорсе, попросите представителя компании рассказать о его технологии работы. Важно, чтобы вам описали процесс работы, как происходит взаимодействие с клиентом и как передается результат работ.

Сейчас на рынке аутсорсинга используют два основных подхода:

  • Линейный (это самый простой вариант), при котором ведущий бухгалтер ведет одну или несколько юрлиц «от» и «до». Плюсы такого подхода — клиент общается с одним бухгалтером, из-за чего формируется более низкая себестоимость. Минусы — процесс плохо контролируется, нет взаимозаменяемости и бухгалтера подвержены быстрому выгоранию, что приводит к частой смене основных сотрудников.
  • Формирование рабочих групп, технология ориентируется на подходе формирования рабочих групп по обслуживанию определенного количества клиентов, при котором ценность создает не один человек, а целая группа специалистов. Рабочая группа — отдел, состоящий из бухгалтеров и менеджеров, где каждый специалист отвечает за свой участок и передает его по цепочки вышестоящему бухгалтеру, и все участники подчиняется главному бухгалтеру.

Данный подход основан на идее Генри Форда, который построил систему организации производства, основанную на сверхспециализации рабочих, максимальном дроблении операций технологического процесса и расположении технологического оборудования и рабочих мест в строгом соответствии с последовательностью выполняемых операций.

Ничего особенно не трудно, если разделить работу на небольшие части», — Генри Форд. 

Основным принципом является цепочка создания ценностей для клиента на каждом этапе процесса обслуживания: обработка документов — контроль данных — анализ и экспертиза.

Таким образом, при таком подходе есть неоспоримые плюсы:

  • происходит вовлеченность в бизнес клиента целой команды
  • повышается эффективность обслуживания за счет бесперебойной работы — есть хорошая взаимозаменяемость
  • увеличивается скорость реагирования на запросы клиентов
  • обеспечивает уровень контроля — на каждом этапе происходит перепроверка предыдущего этап 

Несмотря на очевидные плюсы есть и минусы  — данный подход требует выстраивание структуры задач и хороших управленческих навыков руководителя, автоматизированную СРМ, он трудозатратен для аутсорсеров поэтому имеет более высокую себестоимость, плюс сложнее выстраивать коммуникации с клиентами.

При выборе бухгалтерской компании необходимо оценить, как будет происходить регулярное взаимодействие с аутсорсером.

Узнайте, будет ли в бухгалтерское обслуживание входить онлайн-доступ к учетной базе 1С и возможность бесконтактной передачи первичных документов.

Выбирая для своего бизнеса удаленное бухгалтерское обслуживание, обязательно выясните следующие моменты:

  • как будут передаваться документы, необходимые для ведения учета
  • предоставляется ли доступ в бухгалтерскую базу
  • можно ли, при необходимости, самостоятельно сформировать нужные документы, например, счет или товарную накладную
  • соблюдает ли бухгалтер политику лицензирования правообладателей, в том числе, при предоставлении клиентам самостоятельного доступа к софту

Один из самых непростых вопросов при организации удаленного бухгалтерского обслуживания — это передача первичных документов. Узнайте, какой канал связи можно использовать. Минимальным критерием доступности является почта, телефон, некоторые мессенджеры.

Используется ли сервис распознавания документов. Можно ли, пересылать первичку в виде сканов либо фото, через данный сервис. Если бухгалтерская компания может предложить мобильное приложение с личным кабинетом, это будет является неоспоримым преимуществом.

Конечно, любого руководителя бизнеса волнует, как постоянно быть на связи с удаленным бухгалтером? 

Я считаю, что не имеет значения, каким образом клиент обращается в  компанию, будь то почта, телефон или мессенджеры. Все сообщения, запросы, поручения должны собираться в единую ленту сообщений и не должны быть потеряны. Бухгалтер всегда должен понимать хронологию поступающих к нему запросов, чтобы смог ответить оперативно, независимо от того, по какому каналу обратился клиент.

Читайте также: 

 

Самое читаемое
  • Уральские строители прогнозируют критическое снижение объема ввода жильяУральские строители прогнозируют критическое снижение объема ввода жилья
  • Чайлдфри — все? Студенты Екатеринбурга пересмотрели свое отношение к родительствуЧайлдфри — все? Студенты Екатеринбурга пересмотрели свое отношение к родительству
  • Экс-вице-мэр Екатеринбурга Контеев после освобождения по УДО займется внуками и храмамиЭкс-вице-мэр Екатеринбурга Контеев после освобождения по УДО займется внуками и храмами
  • Множество предприятий сидит «на подсосе». Что думают банкиры об экономике РФМножество предприятий сидит «на подсосе». Что думают банкиры об экономике РФ
  • Вице-президент «Транснефти» скончался, выпав из окнаВице-президент «Транснефти» скончался, выпав из окна
Наверх
Чтобы пользоваться всеми сервисами сайта, необходимо авторизоваться или пройти регистрацию.
Вы можете войти через форму авторизации зарегистрироваться
Извините, мы не можем обрабатывать Ваши персональные данные без Вашего согласия.
  • Укажите ваше имя
  • Укажите вашу фамилию
  • Укажите E-mail, мы вышлем запрос подтверждения
  • Не менее 8 символов
Если вы не хотите вводить пароль, система автоматически сгенерирует его и вышлет на указанный e-mail.
Я принимаю условия Пользовательского соглашения и даю согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности.Извините, мы не можем обрабатывать Ваши персональные данные без Вашего согласия.
Вы можете войти через форму авторизации
Самое важное о бизнесе.