Елена Герасименко: При выборе компании на аутсорсинг определитесь с технологией работы

Продолжаем разбираться с чек-листом по выбору надежного поставщика бухгалтерских услуг. Какие варианты удаленной работы предлагает аутсорсер и почему важно их обсудить перед заключением договора?

Елена Герасименко, директор ООО «БухгалТерра»

За три года с 2020 по 2023 количество бухгалтерских фирм выросло на 44%. Число организаций, которые находятся у них на обслуживании, за тот же период увеличилось на 24%. Это объясняется тем, что учет и отчетность становятся все сложнее.

Найти хороших специалистов в штат очень проблематично и аутсорсинговые компании компенсируют этот пробел. Аутсорсеры активно развивают новые подходы и технологии по оказанию качественных услуг, используя в своей деятельности различные инструменты контроля и обучения сотрудников.

Технологичность — один из основных факторов при выборе поставщика услуг по ведению учета.

При отсутствии каких-либо стандартов, аутсорсинг сейчас находится на стадии развития своих технологических процессов. Конкуренция по наименьшей цене в аутсорсинге, потеряла свою актуальность. Оказывая услуги ниже себестоимости, аутсорсинговые компании столкнулись с большими проблемами, они стали неспособны оказывать качественно услуги из-за чего стали терять своего потребителя, что привело к новому витку развития в нашей отрасли. Негативное отношение к аутсорсингу подтолкнуло бухгалтерские компании к развитию производственных процессов.

Если перед вами стоит задача организации бухгалтерского учета на аутсорсе, попросите представителя компании рассказать о его технологии работы. Важно, чтобы вам описали процесс работы, как происходит взаимодействие с клиентом и как передается результат работ.

Сейчас на рынке аутсорсинга используют два основных подхода:

Линейный (это самый простой вариант), при котором ведущий бухгалтер ведет одну или несколько юрлиц «от» и «до». Плюсы такого подхода — клиент общается с одним бухгалтером, из-за чего формируется более низкая себестоимость. Минусы — процесс плохо контролируется, нет взаимозаменяемости и бухгалтера подвержены быстрому выгоранию, что приводит к частой смене основных сотрудников.
Формирование рабочих групп, технология ориентируется на подходе формирования рабочих групп по обслуживанию определенного количества клиентов, при котором ценность создает не один человек, а целая группа специалистов. Рабочая группа — отдел, состоящий из бухгалтеров и менеджеров, где каждый специалист отвечает за свой участок и передает его по цепочки вышестоящему бухгалтеру, и все участники подчиняется главному бухгалтеру.

Данный подход основан на идее Генри Форда, который построил систему организации производства, основанную на сверхспециализации рабочих, максимальном дроблении операций технологического процесса и расположении технологического оборудования и рабочих мест в строгом соответствии с последовательностью выполняемых операций.

Ничего особенно не трудно, если разделить работу на небольшие части», — Генри Форд.

Основным принципом является цепочка создания ценностей для клиента на каждом этапе процесса обслуживания: обработка документов — контроль данных — анализ и экспертиза.

Таким образом, при таком подходе есть неоспоримые плюсы:

происходит вовлеченность в бизнес клиента целой команды
повышается эффективность обслуживания за счет бесперебойной работы — есть хорошая взаимозаменяемость
увеличивается скорость реагирования на запросы клиентов
обеспечивает уровень контроля — на каждом этапе происходит перепроверка предыдущего этап

Несмотря на очевидные плюсы есть и минусы — данный подход требует выстраивание структуры задач и хороших управленческих навыков руководителя, автоматизированную СРМ, он трудозатратен для аутсорсеров поэтому имеет более высокую себестоимость, плюс сложнее выстраивать коммуникации с клиентами.

При выборе бухгалтерской компании необходимо оценить, как будет происходить регулярное взаимодействие с аутсорсером.

Узнайте, будет ли в бухгалтерское обслуживание входить онлайн-доступ к учетной базе 1С и возможность бесконтактной передачи первичных документов.

Выбирая для своего бизнеса удаленное бухгалтерское обслуживание, обязательно выясните следующие моменты:

как будут передаваться документы, необходимые для ведения учета
предоставляется ли доступ в бухгалтерскую базу
можно ли, при необходимости, самостоятельно сформировать нужные документы, например, счет или товарную накладную
соблюдает ли бухгалтер политику лицензирования правообладателей, в том числе, при предоставлении клиентам самостоятельного доступа к софту

Один из самых непростых вопросов при организации удаленного бухгалтерского обслуживания — это передача первичных документов. Узнайте, какой канал связи можно использовать. Минимальным критерием доступности является почта, телефон, некоторые мессенджеры.

Используется ли сервис распознавания документов. Можно ли, пересылать первичку в виде сканов либо фото, через данный сервис. Если бухгалтерская компания может предложить мобильное приложение с личным кабинетом, это будет является неоспоримым преимуществом.

Конечно, любого руководителя бизнеса волнует, как постоянно быть на связи с удаленным бухгалтером?

Я считаю, что не имеет значения, каким образом клиент обращается в компанию, будь то почта, телефон или мессенджеры. Все сообщения, запросы, поручения должны собираться в единую ленту сообщений и не должны быть потеряны. Бухгалтер всегда должен понимать хронологию поступающих к нему запросов, чтобы смог ответить оперативно, независимо от того, по какому каналу обратился клиент.