Елена Герасименко: Как экономить на софте, заключая договор на бухгалтерское обслуживание

Конкуренция на рынке аутсорсинговых услуг весьма велика. На выбор может повлиять софт, а точнее, программные продукты, к которым вы получите доступ по договору на бухгалтерское обслуживание.

Елена Герасименко, директор ООО «БухгалТерра»

В предыдущих статьях мы определили чек-лист, который можно использовать при выборе бухгалтерской компании и технологию аутсорсинговых компаний.

Сегодня поговорим о том, какой софт используют аутсорсинговые компании и на чем вы можете экономить при заключении договора.

При заключении договора на бухгалтерское обслуживание важно знать, в каком программном продукте будет вестись его учет, и насколько эти программы актуальны и безопасны.

На стадии выбора компании обязательно задайте следующие вопросы:

Какую учетную программу использует аутсорсер, почему он выбрал именно этот софт
Сколько стоит покупка или аренда этого ПО для клиента
Кто основной правообладатель, сколько доступов предоставляется и соответствует ли это политике лицензирования
Есть ли дополнительные расходы, с какой частотой происходит обновление, доступна ли оперативная техподдержка
Кто имеет доступ к учетной базе, отражается ли в ней информация о тех, кто внес или исправил данные
Есть ли интеграция с софтом, поддерживающим формат обмена бизнес-данными с используемыми вами программами
Насколько сложно будет поменять аутсорсера, сохранить и передать данные другому исполнителю

Работая под франшизой 1С:Бухобслуживание, аутсорсинговые компании могут предоставлять доступы к следующим программным продуктам и сервисам:

Лицензии к различным программным продуктам 1С (1С:Бухгалтерия предприятия, 1С:ЗУП, 1С:УНФ, 1С:Предприниматель и пр.).

- ЭДО – обмен электронными документами с контрагентами. Подключение ЭДО дает массу преимуществ:

Оптимизация бизнес-процессов: автоматизированное управление документацией, отсутствие необходимости формировать архивы и выделять дополнительное пространство для его хранения
Сокращение денежных затрат: экономия на бумаге, картриджах, обслуживание принтеров и услугах доставки
Экономия времени: быстрая передача и согласование документов.
Упрощение коммуникации с контролирующими органами: быстрый поиск и передача документов по запросу контролирующих органов

- Директ Банк – сервис для обмена документами с банками.

Подключение сервиса «Директ Банк» дает организациям возможность отправлять платежные поручения в банк и получать банковские выписки напрямую, без установки отдельного модуля «Клиент-банк». Это обеспечивает высокую безопасность передачи данных, удобство работы с банковскими счетами и быстрое получение информации из банка.

1С: Контрагент – данный софт дает возможность автоматически заполнять данные о контрагентах по ИНН, проверять их актуальность и проводить анализ учетных данных. Также сервис позволяет оценить потенциального поставщика по экономическим показателям и проверить контрагента по ЕГРЮЛ.

1С: Сверка – сервис дает возможность автоматически сверять счета-фактуры с поставщиками и покупателями, чтобы не было расхождений в книгах покупок и продаж, что позволяет избегать лишнего внимания со стороны налоговой инспекции.

Сервис по сдаче электронной отчетности в контролирующие органы – быстрая сдача отчетности и получения запросов и требований от контролирующих органов. Данный сервис предоставляется в комплекте с необходимыми крипто программами.

Сервис по сверке ЕНС (единый налоговый счет) – дает возможность контролировать состояние расчетов с бюджетов, отслеживать наличие переплат и задолженностей, прогнозировать предстоящие платежи в бюджет и анализировать начисление и уплату налогов.

Данные сервисы и программы необходимы в работе любому предприятию, они существенно помогают бизнесу в его оперативной деятельности. Эти инструменты позволяют оптимизировать рабочие процессы и контролировать деятельность компании.

Развивая свой сервис, аутсорсинговые компании используют сервисы для автоматизации работы бухгалтерии. Они помогают снизить временные затраты, уменьшить нагрузку на персонал и сократить риск ошибок. Используя функционал для своевременного уведомления сотрудников о необходимости выполнения определенных задач.

Многие аутсорсеры предлагают сервис распознавания документов по фото. Привозить первичку в определенные даты уже не актуально, сейчас достаточно сфотографировать документ и передать его через мобильное приложение.

Приобретать предприятию самостоятельно данные сервисы и программы очень дорого. При заключении договора на бухгалтерское обслуживание вы можете автоматически получить доступ ко всем этим сервисам. В большинстве случаев без дополнительных затрат, так как многие компании предоставляют доступ в рамках тарифа.

Так же аутсорсеры за небольшую дополнительную плату могут предоставлять доступы и к иным продвинутым сервисам, таким как, проверка контрагентов, бизнес-образование на онлайн-платформах и пр.

В следующий раз поговорим о квалификации и компетенциях сотрудников аутсорсинговой компании, что так же влияет при выборе компании поставщика на бухгалтерское обслуживание.