Елена Герасименко: Что входит в состав и стоимость бухгалтерских услуг

Аутсорсинг становится массовым явлением в российском бизнесе. Многие предприятия отдают предпочтение аутсорсингу вместо штатного бухгалтера и приобретают соответствующий сервис и экономию средств.

Елена Герасименко, директор ООО «БухгалТерра»

Компании, переводящие свою бухгалтерию на аутсорсинг, экономят не только свои деньги, но и время, трудовые ресурсы, применяя их при решении иных, более значительных задач в своем бизнесе.

Бухгалтерия – бизнес-процесс, который требует управления, как и все другие процессы. Но главные бухгалтера по своей природе не являются управленцами, поэтому он становится не прозрачным, не контролируемым и не рентабельным. Это происходит, потому что нет строгого тайм-менеджмента и возникает постоянная потребность в дополнительных людях.

От качества работы бухгалтера во многом зависит, будет ли компания процветать или нести убытки. Ошибки бухгалтеров стоят дороже, чем ошибки других сотрудников. К сожалению, многие понимают это только тогда, когда столкнутся с печальными последствиями халатности, невнимательности или злого умысла бухгалтера.

Сейчас наблюдается смена тренда, аутсорсинг выбирают, не потому что он дешевле, а потому что специалистов в этой области найти тяжело.

Так что включает в себя ценный продукт бухгалтера и сколько за него нужно платить?

Бухгалтер умеет организовать документооборот, при котором документы не теряются и архив всегда в полном порядке
Бухгалтер умеет быть проактивным и вовремя предупредить о негативных налоговых последствиях
Соблюдает сроки, как законодательные, так и внутрипроизводственные
Профессионально владеет методологией учета и достоверно формирует финансовый результат компании
Видит, за счет чего можно оптимизировать налоги, без схемотехник
Грамотно выстраивает взаимоотношения с налоговой и не допускает развития негативных ситуаций
Обеспечивает достоверность расчетов с сотрудниками компании и контрагентами
Разбирается в трендах и может дать совет по использованию тех или иных сервисов, которые могут способствовать оптимизации ресурсов и удобству в работе

Для того, чтобы понять сколько нужно платить, нужно определится с тремя факторами:

Время необходимое на выполнение выше перечисленных функций
Рыночная стоимость бухгалтера в соответствующей категории
Дополнительные и косвенные затраты на содержание бухгалтерии: налоги на ФОТ, подбор и адаптация квалифицированного персонала, регулярное обучение, программное обеспечение, информационно – справочные системы, лицензии на сервисы по сдаче отчетности, ЭДО, 1С, крипто-провайдеров, доплаты за замену сотрудников на время больничных и отпускных и т.д.

На рынке существует два подхода по формированию стоимости услуг:

Первый – с фиксированным бюджетом – тариф. Исполнитель выслушает задачу заказчика, приблизительно представит объём трудозатрат и назовет цену.

Второй – работа по фактическим трудозатратам. Это некий формат agile, когда задача выполняется пошагово. Тогда в процессе работы есть возможность корректировать курс и выполнять то, что на самом деле важно и нужно как для клиента, так и для качественного достижения результата.

Фиксированный бюджет удобен и понятен тем, что вы сразу знаете, какую сумму закладывать в бюджет. Но это же становится и главным минусом: исполнитель всегда находится в ограниченном бюджете. Он не может заниматься задачей больше времени, чем рассчитал заранее, если появилась более сложная операция. Если исполнитель ошибся с оценкой, ему проще отказаться от проекта, чем уйти в убытки. Или, будет вести проект на низком качестве, что чревато серьезными последствиями для заказчика. А если он, наоборот, сразу закладывает в цену все риски, тогда заказчик будет переплачивать.

Достоверно рассчитать тариф на бухгалтерские услуги задача сложная, так как спрогнозировать те или иные ситуации невозможно. Например, бухгалтер не знает, сколько придет запросов и требований от налоговой в следующем месяце и насколько они могут быть обширны. Сколько документов поступит в следующем месяце. Поэтому либо ошибается в оценке и уходит в убыток или закладывает все риски и тогда переплачивает клиент.

Работа по фактическим трудозатратам – более гибкий путь. Он позволяет оценить услуги более детально и разбить их на группы: постоянные регулярные задачи и задачи, которые появляются в моменте и не постоянно. За счет неравномерности и нерегулярности тех или иных задач, цена может быть в одном месяце больше, а в другом меньше в зависимости от потребностей. Соответственно, чем меньше объем бухгалтерских услуг, тем ниже будет их цена, что имеет особенное значение на старте либо во время сезонной приостановки предпринимательской деятельности.

Я считаю, что такой подход более правильный и справедливый. Всегда сравниваю с продуктовой корзиной в супермаркете: мы складываем продукты в корзину и подходим к кассе, рассчитываемся за каждый продукт отдельно, а не за корзину целиком. В свою очередь, демонстрируя полную прозрачность, мы клиентам ежемесячно отправляем подробный журнал выполненных работ, своего рода, кассовый чек, и клиент понимает, что он в этом месяце «положил в корзину».

Нужно так же обратить внимание, что некоторые бухгалтерские компании используют политику демпинга. При заключении договора они предлагают цены на уровне себестоимости, но затем ставят клиента перед необходимостью платить существенно больше, объясняя это разными причинами.

Выбирая аутсорсинговую компанию обязательно запросите спецификацию, чтобы при анализе изменения стоимости можно было сравнить, что изменилось в составе услуг.

Также оцените, есть ли у компании ресурсы и возможности глубоко погружаться в ваши бизнес-процессы и может ли аутсорсинговая компания стать вам незаменимым партнером и неотъемлемым звеном в вашем деле, а не только механизмом по сдаче отчетности на стороне.