Как повысить эффективность бизнеса с помощью онлайн-сервисов

Взять в оборот

Одними из самых востребованных сегодня подобных решений являются сервисы электронного документооборота (ЭДО). Электронные документы обрабатываются быстрее, чем бумажные, что ускоряет бизнес-процессы. Они защищены от потери и несанкционированного доступа шифрованием и электронными подписями, а доступ к ним возможен в любое время из любого места, что особенно важно для компаний, которые работают в разных регионах.

Примером такой организации является международная сеть автосервисов FIT SERVICE, включающая более 300 автосервисов в 160 городах России и Казахстана. Развивается она по франшизной схеме, где одной из ключевых задач является соблюдение единого стандарта работы, что сопряжено с большим объемом документации, регламентирующей бизнес-процессы.

Для ускорения и стандартизации бизнес-процессов FIT SERVICE внедрил Контур.Диадок. Внедрение упростило заключение новых договоров и ускорило взаимодействие с поставщиками и заказчиками. 

Интерес к переходу на ЭДО стабильно растет. За последние пять лет количество документов, переданных через Контур.Диадок, выросло более чем в три раза, а количество клиентов — в 6,5 раза. Ожидаемым лидером в СФО стала Новосибирская область, на которую приходится 7% электронного документооборота страны», — отмечает Ярослав Короленко, директор Восточного макрорегионального центра «СКБ Контур».

Кадровый фокус

В деятельности любого предприятия важное место занимает кадровое делопроизводство, на долю которого, по имеющимся оценкам, сейчас приходится примерно 20% всего документооборота российских компаний. Ощутимо ускорить кадровое делопроизводство возможно благодаря сервисам КЭДО (кадровый электронный документооборот). 

Все преимущества перехода на Кадровый ЭДО в полной мере ощутила на себе фармацевтическая компания «Гармония здоровья» — региональная сеть аптек, которая насчитывает более 400 торговых точек и охватывает территорию от Крыма до Якутии.

У организации 15 филиалов и аптеки, расположенные в разных городах, поселках и деревнях далеко от главного офиса в Красноярске. Из-за сложной структуры в компании появилась потребность во внедрении кадрового электронного документооборота. 

До введения Кадрового ЭДО оформление документов занимало значительное количество времени: работнику приходилось лично посещать головной офис для подписания ключевых соглашений. Поскольку многие сотрудники находились в труднодоступных районах, такая процедура зачастую растягивалась на несколько недель, а порой даже месяцев. Переход на КЭДО позволил объединить все необходимые инструменты в единую корпоративную систему, обеспечивающую комфорт и простоту эксплуатации.

По себе могу сказать, что за прошлый год я подписал не более 10 документов на бумаге, все остальные — в электронном виде. Руководители поймут, какое количество времени экономится! Наши решения охотно масштабируют крупные игроки рынка: „Гармония здоровья“ сократила срок согласования документов с одного месяца до трех дней, а подписать и согласовать кадровые документы можно всего за пару минут», — говорит Ярослав Короленко.

Толковый выход

Несмотря на важность документооборота, порядок в нем — далеко не единственное, от чего зависит успех компании. Большое значение имеет продуктивная совместная работа команды. Помочь в этом вопросе способны соответствующие сервисы ВКС (видеоконференцсвязь), которые позволяют работать над проектами всем сотрудникам независимо от их географического расположения и улучшают коммуникацию за счет быстрого обмена информацией и файлами.

К примеру, логистическая компания СДЭК, объединяющая более 35 тыс. сотрудников, долгое время использовала разнообразные программы для общения и совместного выполнения задач, что создавало неудобства.

Протестировав решения от пяти российских разработчиков, в СДЭК остановились на сервисе Контур.Толк. Возможности сервиса позволили удовлетворить широкий спектр потребностей компании, включая организацию видеоконференций, создание интерактивных досок для совместной работы, а также проведение внутренних тренингов.

Интеграция сервиса с внутренним корпоративным порталом компании и настройка единой аутентификации заняли всего один день.

Контур.Толк — это пример сервисов, которые мы изначально создавали для внутренних потребностей компании, но, когда появилась необходимость заместить зарубежные решения, мы оперативно вывели его на рынок. Сейчас из обычного ВКС-сервиса он вырос в коммуникационную платформу с множеством возможностей: чаты, голосование, онлайн-доски, резюме встреч, запись с расшифровкой, сообщения из чата и данные опросов», — рассказывает Ярослав Короленко.

Онлайн-сервисы из полезного инструмента превратились в стратегический актив современного бизнеса. Автоматизация процессов помогает российским компаниям совершить качественный скачок. 

По предварительным прогнозам Минцифры, к 2030 году значительная часть российского бизнеса будет использовать только отечественное ПО, формируя новое поколение эффективных предприятий. Это уже не тренд, а формирование новой реальности — поколения гибких, технологичных и конкурентоспособных компаний.

16+ Реклама. АО «ПФ «СКБ Контур», ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А. Сервис «Кадровый ЭДО» программы для ЭВМ «Контур.Диадок». ERID: 2W5zFJ9FjyS

Читайте по теме:

Больше не работает: эксперты Красноярска об устаревших подходах, которые вредят бизнесу

Эффективность бизнес-процессов напрямую зависит от адекватности применяемых инструментов. Однако в арсенале многих компаний сохраняются подходы позавчерашнего дня, чья продуктивность стремится к нулю.

Как увеличить запас прочности бизнеса

Многие компании реального сектора пользуются разнообразными мерами поддержки. Сам анализ инструментов, за которыми они обращаются, может многое рассказать об изменениях в экономике региона.

Как красноярские промышленники преодолевают вызовы новой реальности

Этот год для производственников Красноярского края был довольно сложным, многие проекты расширения мощностей поставлены на паузу. Однако о стагнации сектора говорить рано.