Кадровый электронный документооборот — новый тренд в экосистеме для бизнеса?

Сейчас электронный документооборот становится востребованным не только среди высокотехнологичных компаний, но и представителями других отраслей. На примере кейсов от экосистемы «Контур» рассказываем, как электронная документация КЭДО помогает ускорить выполнение рутинных задач.

Как IT-компания перевела всех дистанционщиков в КЭДО и экономит 50% на кадровом документообороте

Компания «Мовавика» (Новосибирск) разрабатывает программы для монтажа видео и фото. В компании 200+ человек, около 85% работают дистанционно из разных регионов страны. До внедрения КЭДО кадровые документы доставляли сотрудникам почтой или курьерской службой: каждый пакет обходился компании примерно в 1 000 рублей.

Главной причиной перехода на электронные документы с сотрудниками стали юридические риски. Так, многие кадровые документы нужно составить в определенные сроки: например, трудовой договор обязаны подписать в первые три дня работы нового сотрудника. На отправку бумажных документов у каждой стороны — кадровой службы, офис-менеджера и сотрудника — уходило порядка часа. Доставка документа в обе стороны занимала минимум неделю.

Юристы компании оценили потенциальные последствия нарушений сроков оформления документов и поддержали инициативу внедрения сервиса.

На мой взгляд, КЭДО — must have для компаний, которые работают с дистанционными работниками. Но на своем опыте понимаю, что сначала нужно изучить законодательную базу: главы Трудового кодекса, которые относятся к ЭДО, закон „Об электронной подписи“. Это поможет понять, какие документы будут подписываться электронными подписями, какие ЭП использовать, как сотрудники будут их получать. От этого зависит и содержание локальных актов, которые обязательно нужно принять при вводе КЭДО, и необходимая функциональность сервиса. Также я бы договаривалась с интегратором о тестовом периоде. Пока не начнешь работать в программе — непонятно, подходит она или нет», — считает Светлана Архангельская, руководитель отдела кадрового администрирования в «Мовавике».

Для «Мовавики» Контур.КЭДО стал интуитивно понятным сервисом. Важным преимуществом назвали и наличие у Контура собственной сети удостоверяющих центров, что упрощает процедуру идентификации сотрудников. Новые работники еще до трудоустройства получают КЭП и в первый рабочий день подписывают ей кадровые электронные документы.

После внедрения Контур.КЭДО подписание документа занимает около 10 минут. Практически до нуля сократились расходы на курьерскую доставку документов. Финансовые затраты на КЭДО и электронные подписи как минимум в половину меньше, чем расходы на обмен бумажными документами. В «Мовавике» освободили время кадровиков на другие задачи и теперь могут трудоустраивать людей, которые живут за границей.

Как сеть аптек «Гармония здоровья» ускорила документооборот с сотрудниками в 10 раз

Фармацевтическая компания «Гармония здоровья» — межрегиональная сеть с 2000+ сотрудников, которая включает более 400 аптек по всей России.. 

Разветвленная структура компании усложняла процессы обмена документами между руководством и сотрудниками. Фармацевтам требовалось добираться до головного офиса каждый раз, когда нужно поставить подпись на документах. А руководители компании редко приезжали в аптеки, что создавало трудности с контролем. Всю документацию вели вручную: документы приходилось долго готовить, отправлять курьером и дожидаться обратной связи. Оформление могло затянуться на дни или недели.

При выборе сервиса кадрового электронного документооборота учли опыт работы с Контуром. Сеть аптек уже использовала сервис Контур. Экстерн для сдачи электронной бухгалтерской отчетности и ведения учета, а для электронного документооборота с контрагентами — Контур. Диадок.

Подготовка — ключевой фактор успеха перевода кадрового документооборота в онлайн. Для плавного и безболезненного перехода на КЭДО я рекомендую заранее подготовить сотрудников. Проведите обучение работе в сервисе, чтобы сотрудники поняли его преимущества, задавали вопросы и не боялись нововведений. Специалисты Контур.КЭДО нам в этом очень помогли. Мы начали с небольших групп, а затем постепенно подключили всю компанию», — говорит Анна Протасова, руководитель службы кадрового делопроизводства «Гармонии здоровья».

Сейчас в сервисе Контур.КЭДО кадровые и внутренние документы подписывают за несколько минут. Сотрудникам больше не нужно приезжать в офис из отдаленных аптек, чтобы просто поставить подпись. Также они не отправляют документы в подразделения, тем самым экономя время и средства на курьерских услугах. 

В цифровой формат планируют перевести все внутренние документы: кассовые книги, товарные отчеты, товарно-транспортные документы, договоры о коллективной материальной ответственности. Все локальные нормативные акты тоже будут оформлять в сервисе КЭДО. Это сократит время не только на подписание, но и на ознакомление сотрудников: теперь найти документ можно по специальным фильтрам.

Читайте по теме:

ИИ в помощь. Бизнес Красноярска — об использовании искусственного интеллекта в работе

Искусственный интеллект забирает на себя все больше бизнес-задач — как рутинных, так и творческих.

Молодые ученые из Красноярска могут выиграть грант за разработки в ИИ

МТС, благотворительный фонд «Система» и Российская академия наук объявляют о старте конкурса для молодых ученых.

Как искусственный интеллект помогает красноярскому бизнесу

Передача показаний приборов учета, умное видеонаблюдение, цифровые ассистенты, — ИИ применяется сейчас настолько широко, что иногда люди им могут пользоваться, и даже не догадываться об этом.

Цифровому развитию Красноярского края добавят денег на оптоволокно для севера

Реализация проекта началась в прошлом году и продлится как минимум до конца 2026.

Реклама 16+, erid: 2W5zFGZHQ4x, АО «ПФ «СКБ Контур». ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А. Контур.КЭДО — сервис «Кадровый ЭДО» программы для ЭВМ «Контур. Диадок»